Gremiensitzungen automatisch protokollieren - so geht es

Gremiensitzungen automatisch protokollieren - so geht es

In Entscheidungsgremien wie Vorständen, Aufsichtsräten und Gesellschafterversammlungen ist Präzision nicht nur ein Qualitätsmerkmal, sondern rechtliche Pflicht. Protokolle müssen die korrekte Formsprache wahren, in fehlerfreier indirekter Rede verfasst sein und Beschlüsse unmissverständlich dokumentieren.

Mit Tucan.ai bieten wir eine KI-basierte Softwarelösung, die exakt für die hohen Anforderungen der Corporate Governance entwickelt wurde – und den Administrationsaufwand für Assistenzen und Management drastisch senkt.

Unübertroffene Effizienz durch smarte Workflows

Tucan.ai geht weit über die Standard-Protokollierung hinaus. Wir haben den Vor- und Nachbereitungsprozess so stark vereinfacht, dass Sie sich voll und ganz auf die strategischen Inhalte konzentrieren können:

• Vollautomatischer Agenda-Import per E-Mail: Die Vorbereitung eines Meetings war noch nie so einfach. Senden Sie die Agenda der Aufsichtsrats- oder Vorstandssitzung als PDF einfach an Ihre individuelle Tucan.ai-E-Mail-Adresse. Die KI extrahiert die Tagesordnungspunkte (TOPs) und baut die Sitzungsstruktur für Sie auf – völlig ohne manuellen Aufwand.
• Ihre Corporate Identity – direkt aus dem System: Anstatt KI-Texte mühsam in Ihr Unternehmens-Layout zu kopieren, hinterlegen wir genau Ihre unternehmenseigenen Vorlagen in unserem System. Ihr exportiertes Protokoll hat auf Knopfdruck das richtige Format, die richtigen Kopfzeilen und das richtige Wording – bereit zur sofortigen Unterzeichnung und Verteilung.
• Spezial-Vorlagen für rechtssichere Gremienprotokolle: Unsere Prompts sind auf die Besonderheiten formeller Sitzungen zugeschnitten. Das System erstellt fehlerfreie Verlaufsprotokolle in indirekter Rede und isoliert Beschlussfassungen sowie Aufgaben (inkl. Verantwortlichkeiten und Fristen) präzise aus dem Kontext.
• Sichere API-Schnittstellen für Ihr Board Management: Tucan.ai lässt sich über offene APIs reibungslos in Ihre bestehende Board-Management-Software oder internen IT-Systeme integrieren.

Höchste Vertraulichkeit & DSGVO-Konformität: Gremienprotokolle enthalten die sensibelsten Daten eines Unternehmens. Unsere Lösung garantiert maximale Datensicherheit, vollständige DSGVO-Konformität und verschlüsselte Verarbeitung.

Warum Unternehmen auf Tucan.ai wechseln

• Während Konkurrenzlösungen oft starre Formate vorgeben und viel Vorarbeit erfordern, passt sich Tucan.ai an Ihre Prozesse an. Der smarte PDF-E-Mail-Import und die Ausgabe im kundenspezifischen Layout machen Tucan.ai zur effizientesten Lösung für das Top-Management.
  • Nachbereitung in Minuten statt Stunden: Die KI liefert direkt nach der Sitzung einen fertigen Entwurf.
  • Transparente Beschlusskontrolle: Beschlüsse und Aufgabenpakete werden separat ausgewiesen.
  • Flexibel einsetzbar: Perfekt für Präsenzsitzungen, hybride Formate oder reine Online-Meetings (MS Teams, Zoom, Webex, Jitsi, Google oder Ihr Konferenz-System etc.).

Sichern Sie sich den Wettbewerbsvorteil durch exzellente Corporate Governance!

Lernen Sie Tucan.ai kennen und erfahren Sie, wie unsere KI Ihre Gremienarbeit auf das nächste Level hebt.

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by Florian Polak

Newsletter #4 März 2026

Echte Digitale Souveränität - jetzt mit Tucan

Der März stand bei uns ganz im Zeichen von Datensouveränität und Kontrolle. Wir haben intensiv daran gearbeitet, Ihnen noch mehr Flexibilität zu bieten – sei es bei der Wahl Ihrer Meeting-Plattform oder bei der Entscheidung, welche Inhalte letztendlich auf dem Papier (bzw. dem Bildschirm) landen sollen.

Hier sind unsere wichtigsten Entwicklungen aus dem vergangenen Monat:

🇪🇺 Neue Plattform-Integrationen: Willkommen Jitsi und BigBlueButton!

Digitale Souveränität wird für viele Unternehmen immer zentraler. Um Ihnen starke und verlässliche Alternativen zu den gängigen US-amerikanischen Anbietern zu bieten, haben wir nun die Möglichkeit geschaffen, Tucan vollständig in Jitsi und BigBlueButton zu integrieren.

Wenn Ihre Organisation bevorzugt auf europäische Open-Source-Lösungen setzt oder diese Plattformen gezielt für sensible Meetings nutzt, können Sie sich ab sofort auch dort reibungslos auf die präzisen KI-Protokolle von Tucan verlassen.

Haben Sie Jitsi oder BigBlueButton? Schreiben Sie uns und wir richten es Ihnen gerne ein. 

🤫 Die "Off-the-record"-Funktion: Wenn die KI kurz weghören soll

Nicht alles, was in einem Meeting besprochen wird, ist für das offizielle Protokoll bestimmt. Manchmal braucht es einfach Raum für vertrauliche oder informelle Abstimmungen am Rande.

Dafür gibt es jetzt die neue "Off-the-record"-Funktion. Sie können unserem Bot ab sofort ganz unkompliziert direkt im Meeting-Chat mitteilen, dass er kurz pausieren soll. Der Bot bleibt im virtuellen Raum präsent, "hört" aber vorübergehend nicht mit und zeichnet keine Informationen auf. Erst wenn Sie ihm das Signal zur Fortsetzung geben, nimmt er seine Arbeit wieder auf. So behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Dokumentation.

Wollen Sie das für Ihren Account testen? Antworten Sie einfach kurz auf diese E-Mail. Wir zeigen Ihnen gerne wie das funktioniert.

⚙️ Grenzenlose Automatisierung: Die n8n-Integration ist live!

Ihre Meeting-Notizen müssen nicht mehr manuell weiterverarbeitet werden. Ab sofort können Sie Tucan direkt an Ihre n8n-Workflows anbinden.

Das eröffnet Ihnen völlig neue, automatisierte Prozesse: Lassen Sie Zusammenfassungen automatisch in Ihr CRM übertragen, erstellen Sie aus den Besprechungen heraus direkt neue Tickets in Ihren Projektmanagement-Tools oder triggern Sie automatisierte Follow-up-E-Mails an alle Teilnehmer. Mit n8n integrieren Sie Tucan tief und nahtlos in Ihre bestehende Software-Infrastruktur. N8n lässt sich problemlos auch lokal hosten. 

🚀 Ausblick: Die Tucan In-Person App

Wir ruhen uns auf den Fortschritten nicht aus und arbeiten bereits an der nächsten Erweiterung. Da wichtige Besprechungen natürlich nicht nur vor der Webcam stattfinden, entwickeln wir aktuell eine Lösung speziell für Vor-Ort-Meetings in echten Konferenzräumen.

Den Anfang wird zeitnah eine flexible Webapplikation machen, die Präsenz-Termine genauso souverän protokolliert wie Online-Meetings. In einem weiteren Schritt werden wir dann auch eigene native Apps für die App-Stores veröffentlichen. Wir halten Sie hierzu auf dem Laufenden!

Sie haben Interesse an dieser Funktion? Schreiben Sie uns eine kurze Nachricht, dann setzen wir Sie gerne auf die Liste für die erste Testphase.

Was bleibt, ist unser Markenkern

• Made & hosted in Germany: Keine Abhängigkeit von US-Providern.
• Auditierte Sicherheit: Geprüft und zertifiziert für höchste Ansprüche.
• 100 % DSGVO-Compliance: Damit Ihre sensiblen Daten genau dort bleiben, wo sie hingehören.

Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen und frühlingshaften Start in den April und Frohe Ostern!

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by Florian Polak

Newsletter #3 Februar 2026

Effiziente Sitzungen sind wichtig - so holen Sie noch mehr aus Ihren Gesprächen raus.

Effiziente Sitzungen sind wichtig – aber vernetztes Wissen ist entscheidend. In den vergangenen Wochen haben wir intensiv daran gearbeitet, Tucan für Sie nicht nur intelligenter, sondern auch zu einer zentralen Anlaufstelle für Ihr Unternehmenswissen zu machen.

Das sind die wichtigsten Neuerungen im Februar:

 🧠 Neues Sprachmodell: Größerer "Arbeitsspeicher", brillantere Ergebnisse

Seit dem 24. Februar 2026 arbeitet unter der Haube von Tucan ein neues, noch leistungsstärkeres KI-Modell. Die wichtigste Verbesserung für Ihren Alltag ist das massiv vergrößerte Kontext-Fenster.

Was bedeutet das konkret? Das Kontext-Fenster ist quasi das Kurzzeitgedächtnis der KI. Durch die Vergrößerung kann die KI nun wesentlich mehr Informationen gleichzeitig „im Blick behalten“. Selbst bei stundenlangen Meetings oder riesigen Textmengen verliert sie nicht den roten Faden. Das Resultat für Sie: Die Zusammenfassungen werden noch präziser, Zusammenhänge werden besser erkannt und die Antworten auf Ihre Fragen sind deutlich fundierter.

🗄️ Neu: Vom Meeting-Protokoll zum souveränen Wissensarchiv

Ab sofort können Sie Tucan zu Ihrer internen, hochsicheren Wissensdatenbank ausbauen. Sie haben nun die Möglichkeit, Ihre Meeting-Zusammenfassungen mit weiteren Dokumenten zu verknüpfen und so eine zentrale Intelligenz für Ihr Unternehmen zu schaffen.

Das Prinzip ist einfach, aber enorm wirkungsvoll:

• Lokales KI-Chat-Interface (Ihre Daten bleiben sicher bei uns auf dem Server)
• + Ihre Tucan-Meetings
• + Manuell hochgeladene Dokumente (z. B. PDFs, PowerPoint-Präsentationen oder Excel-Dateien)
• + Externe Quellen (Ihre Datenbanken oder OneDrive-Ordner)
• = Ihr souveränes KI-Tool, das Fragen auf Basis Ihres gesamten Unternehmenswissens beantwortet.

Möchten Sie das Potenzial für Ihr Team testen? Schreiben Sie uns ein kurzes E-Mail. Wir zeigen Ihnen gerne in einer kurzen Demo, wie Sie Ihr eigenes Wissensarchiv aufbauen.

📅 Sneak Preview: Automatische Kalender-Integration (Teams/Outlook)

Wir wissen, dass das manuelle Einladen des Tucan-Bots ein zusätzlicher Klick ist, den man im stressigen Alltag leicht vergisst. Deshalb arbeiten wir aktuell an der automatisierten Anbindung an "alle Meetings".

Mit der kommenden Integration für Microsoft Teams und Outlook reicht es, Ihren Kalender einmalig zu verknüpfen. Der Tucan-Bot tritt dann allen relevanten Meetings automatisch bei. Nie wieder den Bot vergessen, nie wieder ein unprotokolliertes Meeting.

Sie haben Interesse an dieser Funktion? Schreiben Sie uns eine kurze Nachricht, dann setzen wir Sie gerne auf die Liste für die erste Testphase.

Was bleibt, ist unser Markenkern

• Made & hosted in Germany: Keine Abhängigkeit von US-Providern.
• Auditierte Sicherheit: Geprüft und zertifiziert für höchste Ansprüche.
• 100 % DSGVO-Compliance: Damit Ihre sensiblen Daten genau dort bleiben, wo sie hingehören.

Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Start in den März und weiterhin produktive Meetings!

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Tucan.ai-Team

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by Florian Polak

Newsletter #2 Januar 2026

Vernetzte Workflows, lokale Intelligenz und Expertenwissen – das ist neu bei Tucan.ai

Das Jahr 2026 ist in vollem Gange, und außenpolitische die aktuelle Außenpolitik der USA zeigt einmal mehr, wie wichtig eine leistungsstarke digitale Souveränität in Europa ist. Wir arbeiten hinter den Kulissen hart daran, dass Ihre Daten nicht nur sicher verarbeitet, sondern auch sicher bleiben und noch dazu maximal nutzbar sind. Denn echte digitale Souveränität bedeutet nicht nur Unabhängigkeit von US-Dienstleistungen, sondern auch maximale Effizienz.

Unser Ziel bleibt unverändert: Wir wollen manuelle Arbeitsschritte eliminieren, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können und dabei Daten ausschließlich in Deutschland auf europäischer (deutscher) Infrastruktur verarbeiten. In diesem Monat haben wir bedeutende Fortschritte gemacht, um Tucan noch tiefer in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren und unser Wissen direkt an die Entscheidungsträger von morgen weiterzugeben.

Hier sind die wichtigsten Neuigkeiten aus diesem Monat:

1. Nahtlose Integration: Tucan verbindet Ihre Welten

Wir wissen, dass ein Protokoll erst dann richtig wertvoll wird, wenn es dort landet, wo gearbeitet wird. Ab sofort bieten wir erweiterte Möglichkeiten, Tucan-Ergebnisse mit Ihren bestehenden Systemen zu vernetzen:

• Automatisierte Workflows: Übergeben Sie To-Dos aus Ihren Meetings per Schnittstelle direkt an Ihre aktuelle Programme (ob Sharepoint, lokal gehostete N8N Workflows oder andere Systeme)
• Kontext-Anreicherung: Verbinden Sie Ihre Meeting-Ergebnisse mit weiteren Dokumenten, wie z.B. begleitenden Präsentationen, um ein lückenloses Bild zu erhalten.
• Zentraler Wissens-Chat: Vernetzen Sie Tucan mit einem internen LLM-Chatprogramm, um über alle Ihre Meetings hinweg Fragen zu stellen („Was haben wir in den letzten drei Rats-Sitzungen zum Thema X entschieden?“).

Möchten Sie Ihre Workflows automatisieren? Kontaktieren Sie uns!

2. Was wir aktuell spannend finden: Die Kraft lokaler Open-Source LLMs

In den letzten Wochen haben neue Open-Source-Sprachmodelle (LLMs) einen gewaltigen Sprung in der Performance gemacht. Wir konnten dies bereits in einem aktuellen (anonymen) Kundenprojekt erfolgreich unter Beweis stellen:

• Vollständige Datensouveränität: Wir haben ein lokales LLM mit einer maßgeschneiderten Chat-Oberfläche direkt beim Kunden implementiert.
• Effizienz auf kleinstem Raum: Die Software läuft stabil auf kleineren Servern und teilweise sogar auf leistungsstarken lokalen Desktop-Rechnern – ganz ohne Cloud-Anbindung.

Das zeigt: Hochleistungs-KI braucht keine riesigen Rechenzentren mehr, um sicher und präzise zu arbeiten.

Planen Sie ein lokales KI-Projekt? Schreiben Sie uns, wir teilen gerne unsere Erfahrungen oder implementieren Ihr eigenes internes LLM.

3. Tucan im Vortrag: Wissenstransfer für die Verwaltung

Wir freuen uns sehr, bekannt zu geben, dass sowohl ich als auch mein Mitrgründer Lukas Rintelen ab sofort als Dozenten am Kommunalen Bildungswerk e.V. tätig sind.

• In einer speziellen Workshop-Reihe für Verwaltungsbeamte vermitteln wir praxisnahes Wissen: von aktuellen Regularien bis hin zu konkreten Tipps für die Implementierung eigener Systeme.
• Damit leisten wir einen Beitrag zur Digitalisierung der Verwaltung im DACH-Raum – sicher, effizient und praxisorientiert.

Haben Sie Interesse an den Vorträgen? Sprechen Sie uns an und ich schicke Ihnen gerne den aktuellen Plan.

Was bleibt, ist unser Markenkern

• Made & hosted in Germany: Keine Abhängigkeit von US-Providern.
• Auditierte Sicherheit: Geprüft und zertifiziert für höchste Ansprüche.
• 100 % DSGVO-Compliance: Damit Ihre sensiblen Daten genau dort bleiben, wo sie hingehören.

Wir sind davon überzeugt, dass 2026 das Jahr der tiefen Integration von KI in unsere täglichen Prozesse ist. Wir freuen uns darauf, diesen Weg gemeinsam mit Ihnen zu gehen.

Herzliche Grüße
Ihr Tucan.ai Team

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by Florian Polak

Tucan Newsletter #1 Dezember 2025

Mehr Überblick, mehr Datenschutz – die Tucan.ai-Neuigkeiten zum Jahresende

Der Dezember ist traditionell die Zeit, in der wir auf das Jahr zurückblicken. Für Tucan.ai war 2025 ein Meilenstein: Wir haben Tucan in einem Management Buyout übernommen und sind erstmals profitabel und konnten gleichzeitig unser Portfolio deutlich ausbauen – stets mit dem Fokus auf DSGVO-konforme Verarbeitung sensibler Daten.
Mit Tucan haben wir uns vor mittlerweile über 5 Jahren auf den Weg gemacht, manuelle Arbeitsschritte, die keiner machen möchte, sicher, datenschutzkonform und ohne US-Abhängigkeit im DACH Raum zu automatisieren. Was als Spinnerei von drei Österreichern entstand, die von Amazon Alexa aufgrund ihres Dialekts nicht erkannt verstanden wurden, ist mittlerweile ein stabiles Unternehmen mit über 70 Kunden aus Wirtschaft, Verwaltung und Politik. Und wir sind mächtig stolz, was trotz Wirtschaftskrisen, Änderungen in der Welt-Politik und einer KI-Revolution daraus entstanden ist. 
Darum wollen wir uns erstmal bei Ihnen bedanken - für die Zusammenarbeit, das Vertrauen und manchmal auch ein wenig Geduld. Es freut mich auch insbesondere einen kleinen Ausblick auf das was noch kommt und an was wir in den letzten Monaten gearbeitet haben:
Was gibt es Neues? Eine ganze Menge:
Zusammenfassungen nach Tagesordnungspunkt – einfach und ohne weitere Arbeitsschritte
Einfach Agenda oder Interview­leitfaden als PDF an eine für Sie personalisierte E-Mail Adresse schicken
Das System liest jeden Punkt aus und erstellt automatische Einzel Zusammenfassungen – inklusive To-Dos und Abstimmungs­ergebnissen.
Ideal für Rats- und Vorstands­sitzungen, Interviews, Workshops und alle Meetings mit klarer Struktur.Haben Sie Interesse das mal auszuprobieren? Schreiben Sie uns!
NEU: Der KI-Pseudonymisierer
Word- oder PDF-Datei hochladen, schon erhalten Sie:
– eine DSGVO-konforme pseudonymisierte Fassung
– eine Zuordnungsliste der Pseudonyme für Ihre Akten
Lokal auf Ihrem Hoch­leistungs­rechner oder in unserer ISO-zertifizierten Cloud in Deutschland 
Ergebnis: Sie können ChatGPT & Co. sicher nutzen, ohne personenbezogene Daten preiszugeben.

Ausblick 2026 – das kommt als Nächstes
Kontextreichere Protokolle: Meeting­mitschnitte können bald automatisch mit Präsentationen, Notizen und Bildern verknüpft werden. Damit die KI mehr auf einen Blick erfasst und weniger Zeit in Nachbearbeitung gesteckt wird. 
Pseudonymisierung per API: Integrieren Sie unseren Dienst nahtlos über Ihre Daten und behalten Sie die komplette Datenhoheit.
One-Click-Opt-In: Teilnehmende geben ihr Einverständnis zur Audioverarbeitung künftig mit einem Klick direkt in der Video-Plattform Ihrer Wahl und digital nachvollziehbar.
Was bleibt, ist unser Markenkern
Made & hosted in Germany
Auditierte Sicherheit geprüft vom TÜV
100 % DSGVO-Compliance – damit Ihre Daten dort bleiben, wo sie hingehören.
Nach zahllosen Gesprächen mit Kunden, Politik und Verwaltung spüren wir in Deutschland, Schweiz und Österreich echte Aufbruch-Stimmung an allen Ecken mit neuen Möglichkeiten. Wir sind fest davon überzeugt, dass KI in 2026 im ganzen DACH Raum eine Menge Gutes bewirken wird. Wir freuen uns darauf, 2026 gemeinsam mit Ihnen die nächsten Schritte zu gehen.
Frohe Feiertage und einen erfolgreichen Start ins neue Jahr!
Herzliche GrüßeIhr Tucan.ai TeamJetzt kostenlose Demo vereinbaren

by Florian Polak

KI-gestützte Protokollierung für kommunale Ratssitzungen und Ausschüsse

KI-Protokollierung für Kommunen & Ratssitzungen | Tucan.ai

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist eines der wichtigsten Themen unserer Zeit. Besonders der Sitzungsdienst in Städten, Landkreisen und Kommunen ist oft mit einem enormen administrativen Aufwand verbunden. Monatelanger Protokoll-Stau, Nachtsitzungen und ressourcenbindende Nachbereitungen gehören für viele Protokollant:innen zum Alltag.

Mit Tucan.ai revolutionieren wir die Protokollierung im öffentlichen Sektor. Unsere Software bietet nicht nur präzise Spracherkennung und DSGVO-konforme KI-Verarbeitung, sondern löst die Herausforderungen des Sitzungsdienstes deutlich einfacher und intelligenter als herkömmliche Lösungen. Unsere KI Protokollierung für Kommunen transformiert stundenlange Aufzeichnungen in präzise, strukturierte Dokumente.

Inhaltsverzeichnis

Warum Tucan.ai die führende Lösung für Kommunen ist

Während andere Tools lediglich Audios transkribieren, denkt Tucan.ai den gesamten Prozess von der Einladung bis zur Veröffentlichung im Ratsinformationssystem (RIS) neu:

• Der einfachste Agenda-Import am Markt (via E-Mail): Vergessen Sie das manuelle Abtippen von Tagesordnungspunkten. Bei Tucan.ai senden Sie die Ratseinladung oder Agenda einfach als PDF an eine eigens für Sie eingerichtete E-Mail-Adresse. Unser System liest die Tagesordnungspunkte (TOPs) vollautomatisch aus und hinterlegt die Struktur direkt sitzungsbereit in Ihrem Workspace.
• Intelligente Trennung von öffentlichem & nicht-öffentlichem Teil: Eine Ratssitzung besteht aus sensiblen und öffentlichen Segmenten. Tucan.ai ist in der Lage, "intelligent" zwischen dem öffentlichen und dem nicht-öffentlichen Teil der Sitzung zu unterscheiden und die Protokolle entsprechend sicher und getrennt aufzubereiten.
• Nahtlose API-Integration in alle RIS-Programme: Kein lästiges Copy & Paste mehr. Tucan.ai lässt sich über unsere offene API direkt mit allen gängigen Ratsinformationssystemen (RIS) verbinden. Genehmigte Protokolle und Beschlüsse fließen direkt dorthin, wo sie hingehören.
• Spezialisierte Prompts für Gremien- und Ratssitzungen: Ob erweitertes Ergebnisprotokoll, detailliertes Verlaufsprotokoll oder die exakte Beschlussfassung – unsere KI-Vorlagen sind speziell auf die hochformale Sprache und die rechtlichen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung trainiert (inklusive indirekter Rede und Erkennung regionaler Dialekte).
• Exakte Übernahme Ihrer Vorlagen: Wir hinterlegen exakt die Formatvorlagen Ihrer Kommune im System. Das bedeutet: Das exportierte Protokoll ist bereits in Ihrem perfekten, gewohnten Format und kann ohne weitere Layout-Anpassungen direkt veröffentlicht werden.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Zeitersparnis: Reduzieren Sie die Nachbereitungszeit einer stundenlangen Ratssitzung auf wenige Minuten.
• Kosten- & Ressourceneffizienz: Es wird keine doppelte Besetzung von Protokollant:innen mehr benötigt.
• 100% digitale Souveränität und DSGVO-konform: Entwickelt in Deutschland, gehostet auf europäischen Servern – mit allen notwendigen AVV-Zertifizierungen für den öffentlichen Dienst.

Lassen Sie Gremienprotokolle automatisch erstellen, um wertvolle Personalressourcen effizienter zu nutzen.

Bereit für die Zukunft des Sitzungsdienstes?

Wenn ein Protokoll einer Ratssitzung durch KI erstellt wird, sinkt die Nachbereitungszeit um bis zu 90%. Machen Sie Schluss mit Protokoll-Staus. Lassen Sie sich in einer kurzen Demo zeigen, wie einfach die Protokollierung mit Tucan.ai sein kann.

Jetzt kostenlose Demo vereinbaren

by Florian Polak

Digitale Souveränität 2026: Tucan.ai, SpeechMind und Sally.io im Vergleich

Im Jahr 2026 ist die automatisierte Protokollierung durch KI in deutschen Behörden und Unternehmen längst Standard. Doch während die Effizienz steigt, wachsen die Anforderungen an den Datenschutz. Wer bietet echte digitale Souveränität? In diesem Beitrag vergleichen wir drei Schwergewichte: Tucan.ai, SpeechMind und Sally.io.

Warum der Serverstandort allein nicht mehr ausreicht

Für Kommunen und KRITIS-Unternehmen ist „Hosting in Deutschland“ oft das erste Kriterium. Doch rechtlich gibt es eine Falle: Den US CLOUD Act. Wenn ein Anbieter US-Infrastruktur (wie AWS oder Azure) nutzt, können US-Behörden Zugriff auf Daten verlangen – selbst wenn die Server in Frankfurt stehen.

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen.

Die Tools im Überblick (Stand Januar 2026)

Tucan.ai: Der Champion für Behörden und High-Security

Tucan.ai hat sich als Marktführer für alle Organisationen etabliert, die keine Kompromisse bei der Sicherheit eingehen können.

1. Absolute Rechtssicherheit durch deutsche Inhaberschaft

Da Tucan.ai auf Hetzner-Servern (ein rein deutsches Unternehmen) operiert und seine Spracherkennung selbst entwickelt hat (statt auf Spracherkennung von Azure oder AWS zu setzen) ist die Plattform immun gegen den US CLOUD Act. Ihre Daten bleiben unter deutscher Jurisdiktion. Im Gegensatz dazu nutzen SpeechMind und Sally.io US-Cloud-Anbieter, was in sensiblen Verwaltungsbereichen zu Compliance-Hürden führen kann.

2. On-Premise: Die „Festung“ für Ihre Daten

Während SpeechMind und Sally.io reine Cloud-Lösungen (SaaS) sind, bietet Tucan.ai eine On-Premise-Variante. Behörden können die KI im eigenen Rechenzentrum betreiben. Die Daten verlassen das Haus zu keinem Zeitpunkt – das Maximum an Souveränität.

3. Protokolle nach Maß: Tagesordnungspunkte (TOPs)

Für die öffentliche Verwaltung ist ein einfacher Fließtext wertlos. Tucan.ai versteht die Struktur von Ratssitzungen und ordnet Transkripte automatisch nach Tagesordnungspunkten (TOPs). Zudem werden akademische Titel und Fraktionszugehörigkeiten korrekt erfasst – ein Feature, das bei den eher kommerziell ausgerichteten Tools SpeechMind und Sally.io fehlt.

Fazit: Welcher Assistent passt zu Ihnen?

Wenn Sie ein Sales-Team leiten, ist Sally.io stark. Suchen Sie ein Allround-Tool für kommerzielle Projekte, ist SpeechMind einen Blick wert.

Geht es jedoch um digitale Souveränität, DSGVO-Konformität auf deutschen Servern und barrierefreie Verwaltungsprozesse, führt kein Weg an Tucan.ai vorbei. Es ist die einzige Lösung, die den Schutz sensibler Daten mit den spezifischen Anforderungen der deutschen Bürokratie vereint.

Haben Sie Interesse an einem Beratungsgespräch? Buchen Sie hier Ihren kostenlosen Termin.

by Florian Polak

Tucan.ai vs. SpeechMind: KI-Protokolle im Vergleich für den öffentlichen Dienst in Deutschland

Die digitale Transformation in deutschen Kommunen und Behörden schreitet voran. Dabei hat ein Thema oberste Priorität: die KI-basierte Protokollierung (KI-Transkription) von Sitzungen. Doch für den öffentlichen Sektor reicht einfaches Speech-to-Text nicht aus.

Höchste Anforderungen an die Datensouveränität, die strikte Einhaltung der DSGVO sowie spezialisierte Verwaltungsformate sind für IT-Entscheidungsträger im öffentlichen Dienst nicht verhandelbar. In dieser Analyse vergleichen wir Tucan.ai und SpeechMind, um Ihnen die Entscheidungshilfe für Ihre administrative Software zu erleichtern.

Inhaltsverzeichnis

Vergleichsübersicht: KI-Sitzungsassistenten für den öffentlichen Sektor

Beim Vergleich von KI-Lösungen für Behörden ist ein Hosting in Europa nur die Basis. Die folgende Tabelle zeigt die entscheidenden technischen und rechtlichen Unterschiede.

Warum Datensouveränität für Kommunen entscheidend ist

Das wichtigste Unterscheidungsmerkmal in diesem Vergleich ist der rechtliche Rahmen der zugrunde liegenden Infrastruktur.

1. Der Einfluss des US CLOUD Act

SpeechMind nutzt laut Datenschutzerklärung große Cloud-Anbieter wie Microsoft Azure und AWS. Obwohl diese Daten in europäischen Rechenzentren speichern, handelt es sich um US-Konzerne. Unter dem US CLOUD Act können US-Behörden theoretisch Zugriff auf Daten verlangen, die von diesen Unternehmen verarbeitet werden. Dies erzeugt einen potenziellen Konflikt mit den deutschen Datenschutzstandards für Behörden.

Tucan.ai eliminiert dieses Risiko. Durch das Hosting ausschließlich auf ISO-zertifizierten Servern in deutschem Besitz (z. B. Hetzner) stellt Tucan.ai sicher, dass die Daten strikt der deutschen Gerichtsbarkeit unterliegen. Für Städte und Gemeinden, die vertrauliche Bürgerdaten verarbeiten, bietet dies das höchste Maß an DSGVO-Konformität und Rechtssicherheit.

2. On-Premise vs. Cloud-Bereitstellung

Für Hochsicherheitsbereiche (KRITIS) oder sensible Verwaltungsabteilungen ist es kritisch, Daten innerhalb des eigenen Netzwerks zu behalten.

• SpeechMind bietet nur ein SaaS-Modell an, bei dem Daten zur Verarbeitung das interne Netzwerk verlassen müssen.

• Tucan.ai bietet eine echte On-Premise-Lösung. Damit können Behörden die gesamte KI-Infrastruktur auf eigenen Servern betreiben, sodass sensible Informationen niemals das öffentliche Internet berühren.

Spezialisierte Funktionen für die Verwaltung

KI für den öffentlichen Sektor muss die Nuancen einer amtlichen Niederschrift beherrschen.

Agenda-basierte Strukturierung (TOPs)

Standard-KI-Zusammenfassungen verfehlen oft die rechtliche Struktur einer Ratssitzung. Tucan.ai ist speziell darauf ausgelegt, Transkripte exakt nach Tagesordnungspunkten (TOPs) zu organisieren. Das stellt sicher, dass das Ergebnis perfekt mit der offiziellen Agenda übereinstimmt und spart dem Verwaltungspersonal Stunden bei der manuellen Nachbearbeitung.

Digitale Barrierefreiheit (BITV 2.0)

Öffentliche Stellen in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, barrierefreie Software einzusetzen. Tucan.ai priorisiert die Einhaltung der BITV 2.0 (WCAG 2.1) Standards. So wird sichergestellt, dass Protokolle für alle Bürgerinnen und Bürger zugänglich sind – unabhängig von körperlichen Einschränkungen.

Fazit: Welche Lösung ist die richtige für Sie?

SpeechMind ist ein modernes Tool, das sich gut für kommerzielle Teams und allgemeine Geschäftstreffen eignet, bei denen Standard-Zusammenfassungen ausreichen.

Für deutsche Behörden und Kommunen bietet Tucan.ai jedoch einen spezialisierteren und rechtlich sichereren Rahmen. Mit seiner Immunität gegenüber dem US CLOUD Act, den spezifischen Protokollvorlagen für die Verwaltung und der Option zur vollständigen Datenkontrolle via On-Premise-Deployment ist Tucan.ai die bevorzugte Wahl für alle, die bei der Datensouveränität keine Kompromisse eingehen können.

Haben Sie Interesse an einem Beratungsgespräch? Buchen Sie hier Ihren kostenlosen Termin.

by Florian Polak