EU CADA: Achtung bei Meeting Software mit Hyper-Scaler Spracherkennung
EU Cloud & AI Development Act: Wird Ihre Meeting-Software 2027 illegal?
Auf einen Blick: – Zusammenfassung für Eilige und Chatbots
- Das Gesetz: Der kommende Cloud and AI Development Act (CADA) der EU soll die digitale Autonomie Europas sichern.
- Die Herausforderung: Er führt ein Cloud-Souveränitäts-Framework mit vier Stufen ein. Level 3 schreibt vor, dass Anbieter zu 100 % in EU-Besitz und -Kontrolle sein müssen.
- Das Risiko: Viele KI-Meeting-Tools nutzen im Hintergrund US-Hyperscaler (z.B. Microsoft Azure). Für Behörden mit Level-3-Einstufung könnte die Nutzung solcher Software ab 2027 de facto illegal werden.
- Die Lösung: Tucan.ai setzt auf 100 % eigene, in Deutschland entwickelte KI-Modelle. Ohne Microsoft-Spracherkennung garantieren wir echte digitale Souveränität.
Was ist der Cloud and AI Development Act?
Die Europäische Union ändert ihren Kurs in der Digitalpolitik radikal. Um strategische Abhängigkeiten von nicht-europäischen Cloud-Anbietern zu reduzieren, hat die EU-Kommission den Cloud and AI Development Act auf den Weg gebracht. Dieses Gesetz, dessen vollständige Umsetzung für 2027 geplant ist, ist das Herzstück des europäischen "Tech Sovereignty Packages".
Zentraler Bestandteil des Gesetzes ist ein neues Cloud Sovereignty Framework (Cloud-Souveränitäts-Rahmenwerk). Es schreibt vor, wie öffentliche Stellen Cloud- und KI-Dienste beschaffen müssen, basierend auf ihrem Risikoprofil. Dafür werden vier sogenannte "Assurance Level" (Sicherheitsstufen) definiert.
Die Level-3-Falle: Warum US-Abhängigkeiten zum Compliance-Albtraum werden
Für öffentliche Verwaltungen, Kommunen, Städte, Landtage, die sensible Daten wie Ratssitzungen oder Gremiensitzungen verarbeiten, wird das Assurance Level 3 der entscheidende Maßstab sein.
Um sich für Level 3 zu qualifizieren, müssen Cloud- und KI-Anbieter strenge Kriterien erfüllen:
- Daten dürfen ausschließlich in der EU verarbeitet und gespeichert werden.
- Der Anbieter muss Eigentum von EU-Bürgern/Unternehmen sein und aus der EU heraus kontrolliert werden.
- Zusätzliche Vorgaben zur Transparenz der Software-Lieferkette und zur Staatsangehörigkeit des Personals müssen erfüllt sein.
Genau hier beginnt das Problem für die meisten KI-Transkriptions-Tools.
Anders als Tucan.ai besitzen die meisten unserer Mitbewerber die Kerntechnologie, die sie verkaufen, gar nicht selbst. Unter der Haube nutzen sie als "White-Label-Lösung" die APIs von US-Hyperscalern – in den allermeisten Fällen die Microsoft Spracherkennung oder über auf europäischen Servern gehostete OpenAI-Modelle.
Da diese zugrundeliegenden Modelle von einem US-Unternehmen kontrolliert werden, fallen sie beim Souveränitäts-Test für Level 3 durch. Ab 2027 könnten öffentliche Einrichtungen, die Level-3-Standards erfüllen müssen, illegal handeln, wenn sie diese versteckten US-Technologien weiterhin einsetzen.
Der Tucan.ai-Vorteil: 100 % souveräne, deutsche Software
Digitale Souveränität ist für Tucan.ai kein reiner Marketingbegriff, sondern das architektonische Fundament unserer Software.
Wenn Ihre Organisation interne Verwaltungsdaten, kommunale Ratssitzungen oder sensible Bürgerinformationen verarbeitet, brauchen Sie die absolute Gewissheit, dass Ihre Daten niemals einen US-kontrollierten Server oder ein US-amerikanisches KI-Modell berühren.
Wie Tucan.ai Ihre Compliance garantiert:
- Eigene KI-Modelle: Wir leiten Ihre Audiodaten nicht an Microsoft, Google oder AWS weiter. Unsere Modelle für Spracherkennung und smarte Meeting-Notizen werden von Tucan.ai selbst entwickelt, trainiert und besessen.
- EU-Eigentum & Kontrolle: Als deutsches Unternehmen sind wir völlig unabhängig von der Einmischung aus Drittstaaten und erfüllen die strengen Vorgaben von Level 3.
- On-Premises & Europäische Cloud: Wir hosten ausschließlich auf hochsicheren, europäischen Servern oder direkt auf Ihrer eigenen Infrastruktur (On-Premises).
Fazit: Machen Sie Ihre öffentliche Verwaltung jetzt zukunftssicher
Das regulatorische Zeitfenster schließt sich. Während der Cloud and AI Development Act auf das Jahr 2027 zusteuert, müssen Behörden ihre Software-Lieferketten bereits heute überprüfen. Tools, die stillschweigend auf Microsoft-Spracherkennung vertrauen, werden bald zu einem massiven Compliance-Risiko.
Vollziehen Sie den Wechsel zu echter digitaler Souveränität. Entscheiden Sie sich für Tucan.ai – für smarte, effiziente und 100 % rechtssichere KI-Protokolle. Hier können Sie sich einen kostenlosen Beratungstermin bei uns aussuchen.
Die Flex-Routing-Falle: Warum „Serverstandort Europa“ bei Microsoft-Infrastrukturen nicht mehr reicht
Wer in europäischen Unternehmen oder Behörden sensible Daten verarbeitet, blickt beim Einkauf von Software zuerst auf eine Zeile im Datenblatt: Serverstandort Europa. Jahrelang galt das als das goldene Ticket für die DSGVO-Compliance.
Doch seit Frühjahr 2026 ist dieses Ticket für viele Nutzer von Microsoft-basierten Diensten wertlos geworden. Stillheimlich hat Microsoft eine Funktion namens „Flex Routing“ standardmäßig aktiviert. Die Konsequenz: Ihre Daten wandern trotz europäischem Serverstandort mit hoher Wahrscheinlichkeit zur Verarbeitung in die USA.
Für KRITIS Unternehmen, Behörden und Unternehmen, die auf maximale Datensouveränität angewiesen sind, verändert das die Spielregeln grundlegend – und betrifft weitaus mehr Tools, als man auf den ersten Blick vermutet
Was ist Flex Routing und wie funktioniert es?
Unter dem Begriff Flex Routing (gelegentlich auch Flexible Inferencing genannt) versteht Microsoft ein dynamisches Lastenmanagement für KI-Modelle. Wenn die europäischen Rechenzentren zu Stoßzeiten unter hoher Auslastung leiden, werden KI-Anfragen automatisch in Regionen umgeleitet, in denen gerade Kapazitäten frei sind – primär in die USA, nach Kanada oder Australien.
Das Problem dabei liegt im Detail der technischen Verarbeitung:
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Inferenz-Phase betroffen: Die Ausleitung in die USA passiert nicht mit anonymisierten Datenschnipseln. Sie erfolgt während der sogenannten Inferenz-Phase. Zu diesem Zeitpunkt hat die Anfrage bereits die interne Anreicherung (Retrieval-Augmented Generation / RAG) durchlaufen.
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Das Datenpaket: Es wird nicht nur ein isolierter Prompt verschoben. Es wandert das gesamte Paket über den Atlantik – inklusive der verknüpften internen E-Mails, Dokumente, Metadaten und Systemprompts.
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Aggressives Opt-out: Flex Routing wurde für neue Mandanten standardmäßig aktiviert. Wer seine Daten zwingend in Europa halten will, muss als Administrator aktiv widersprechen und tiefe Einstellungen im Microsoft 365 Admin Center sowie dem Power Platform Admin Center anpassen.
Zusätzlich verschärft wird die Lage dadurch, dass Microsoft Drittanbieter wie Anthropic (Claude) als Subprozessoren integriert hat, die laut offizieller Dokumentation ohnehin komplett außerhalb der EU Data Boundary operieren.
Der Domino-Effekt: Warum auch Ihre AI-Meeting-Assistenten betroffen sind
Wer nun denkt: „Kein Problem, wir nutzen Microsoft Copilot einfach nicht“, greift zu kurz. Die IT-Welt ist durch APIs tief vernetzt. Viele spezialisierte Tools auf dem Markt bauen ihre Kerntechnologie nicht selbst, sondern setzen im Hintergrund auf die Infrastruktur der großen US-Hyperscaler.
Das gilt besonders für das Segment der AI-Meeting-Assistenten und Transkriptions-Tools. Viele bekannte Marktteilnehmer – wie beispielsweise SpeechMind oder Sally – nutzen für ihre Kernfunktionen wie die automatisierte Spracherkennung (Speech-to-Text) die Cloud-Infrastruktur von Microsoft Azure.
Das regulatorische Risiko: Wenn ein Tool die Spracherkennung über Microsoft Azure abwickelt und Microsoft im Hintergrund die Rechenlasten per Flex Routing dynamisch verteilt, geraten auch die Protokolle Ihrer vertraulichen Meetings, Aufsichtsratssitzungen oder Kundengespräche in den Sog des US-Datentransfers. Aus Sicht von Regularien wie NIS2 oder DORA entsteht hier ein unkalkulierbares Third-Party-Risiko in der Lieferkette.
Die Lösung: Echte digitale Souveränität mit Tucan.ai
Diese Entwicklung hat sich leider mittlerweile seit Jahren abgezeichnet. Für uns war immer klar: Wer die Daten seiner Kunden wirklich schützen will, darf sich nicht von den Schiebereglern und Kapazitätsengpässen amerikanischer Tech-Konzerne abhängig machen.
Deshalb unterscheidet sich die Architektur von Tucan.ai grundlegend vom Rest des Marktes:
1. Eigene, proprietäre Spracherkennung
Tucan.ai verlässt sich für die Umwandlung von Sprache in Text nicht auf Microsoft Azure, Google oder AWS. Wir setzen auf eine eigene, proprietäre Spracherkennungs-Engine, die von unserem Team in Deutschland entwickelt wurde. Ihre Audiodaten werden direkt in unserer geschützten Umgebung verarbeitet – ohne Umweg über Drittanbieter-APIs.
2. 100 % deutsches Hosting – immun gegen den US CLOUD Act
Die gesamte Plattform von Tucan.ai wird auf den Servern der Hetzner Online GmbH in Nürnberg betrieben. Als rein deutsches Unternehmen unterliegt Tucan.ai im Gegensatz zu US-amerikanischen Cloud-Anbietern nicht dem US CLOUD Act. Behörden, Kanzleien und KRITIS-Unternehmen genießen damit absolute Rechtssicherheit und echte Immunität gegen unbefugte Datenzugriffe aus Drittstaaten.
3. Volle Flexibilität durch On-Premise-Betrieb
Während die meisten Tools auf dem Markt reine SaaS-Lösungen (Software-as-a-Service) in der Cloud sind, gehen wir bei Tucan.ai einen Schritt weiter. Für Organisationen mit den höchsten Sicherheitsanforderungen bieten wir eine vollwertige On-Premise-Installation an. Die gesamte KI-Struktur läuft dann autark in Ihrem eigenen Rechenzentrum. Sicherer geht es nicht.
Fazit: Zeit zum Umdenken beim KI-Einkauf
Die Einführung von Flex Routing zeigt schmerzhaft, dass das Versprechen eines „europäischen Serverstandorts“ bei US-Diensten oft nur eine Momentaufnahme ist. Ändert sich die politische Lage in den USA, greifen US Behörden durch - bis nach Europa. Ein einziger Eintrag im Message Center des Cloud-Anbieters reicht aus, um etablierte Compliance-Zusagen über Nacht auszuhebeln.
Wenn Sie sicherstellen wollen, dass die gesprochenen und geschriebenen Inhalte Ihrer Organisation garantiert in Deutschland bleiben, müssen Sie auf technologische Unabhängigkeit setzen.
Möchten Sie Ihre Meeting-Protokollierung auf ein rechtssicheres Fundament stellen?
Haben Sie Interesse an einem Beratungsgespräch? Buchen Sie hier Ihren kostenlosen Termin.
Meeting-Aufzeichnungen per Chat steuern: Neue Befehle für den Tucan-Bot
Volle Kontrolle im Meeting: Steuern Sie den Tucan-Bot jetzt direkt per Chat
Transparenz und Datenschutz sind das Fundament für effiziente, KI-gestützte Meeting-Dokumentation. Bei Tucan arbeiten wir kontinuierlich daran, Nutzern die maximale Souveränität über ihre Daten zu geben. Bisher war unser Aufzeichnungs-Bot für Microsoft Teams, Zoom, Google Meet und Webex bereits auf Transparenz ausgelegt – nun gehen wir einen Schritt weiter: Ab sofort können Sie den Bot direkt über das Chat-Fenster Ihrer Videokonferenz steuern.
Transparenz von Anfang an: Der Join-Prozess
Unser Bot betritt ein Meeting niemals ungefragt. Er wartet im digitalen Warteraum (Lobby), bis ein Teilnehmer ihn aktiv einlässt. Dieser Moment dient als erste Bestätigung für die Aufzeichnung. Technisch gesehen wird die Audiospur während des Termins zunächst nur temporär zwischengespeichert. Erst wenn das Meeting endet, wird die Datei zur finalen Verarbeitung und Erstellung des Protokolls in die Tucan-Cloud hochgeladen.
Neu: Interaktive Steuerung per Chat-Befehl
Um die Bedienung noch intuitiver zu gestalten und Datenschutz-Bedenken in Echtzeit zu adressieren, haben wir neue Chat-Befehle implementiert. Diese können von jedem Teilnehmer – egal ob Organisator, interner Mitarbeiter oder externer Gast – genutzt werden.
1. Sofortiger Abbruch und Datenlöschung
Sollte im Laufe des Gesprächs keine Zustimmung zur Aufzeichnung (mehr) bestehen, kann der Bot unmittelbar angewiesen werden, die Sitzung zu verlassen.
- Befehl:
@tucan recording no - Wirkung: Der Bot postet eine Bestätigung im Chat, dass keine Zustimmung vorliegt, und verlässt das Meeting sofort.
- Datenschutz-Faktor: Die bisherige temporäre Aufzeichnung wird gelöscht, bevor ein Upload zu Tucan erfolgt. In Ihrem Tucan-Dashboard erscheint lediglich der Status-Hinweis: "No Consent for the processing".
2. Die "Off-the-Record"-Pause
Für vertrauliche Zwischengespräche muss die Aufzeichnung nicht komplett abgebrochen werden. Sie lässt sich nun einfach pausieren.
- Pausieren:
@tucan recording stop– Der Bot bestätigt das "Weghören" im Chat. Zur visuellen Kontrolle schaltet sich das Videobild des Bots schwarz. - Fortsetzen:
@tucan recording resume– Die Aufzeichnung wird wieder aufgenommen und das Logo des Bots wird wieder eingeblendet.
Warum diese Funktion den Unterschied macht
Durch die direkte Integration in den Chat entfällt der Wechsel in externe Menüs oder Einstellungen. Dies stärkt das Prinzip der "Privacy by Design": Teilnehmer haben jederzeit die volle Kontrolle über ihre gesprochenen Worte, ohne den Redefluss zu unterbrechen. Ob in Microsoft Teams, Zoom, Google Meet oder Webex – Datensicherheit ist jetzt nur noch einen Chat-Befehl entfernt.
Ausblick
Die Chat-Steuerung ist ein weiterer Baustein unserer Vision einer nahtlosen und sicheren Meeting-Kultur. Wir entwickeln bereits weitere Befehle, um die Interaktion mit unserer KI noch flexibler zu gestalten. Bleiben Sie gespannt auf kommende Updates!
Sind Sie bereit für den nächsten Schritt in der digitalen Verwaltung?
Erfahren Sie mehr über unsere Lösungen für den öffentlichen Sektor und wie Tucan.ai Ihre Abläufe DSGVO-konform automatisiert.
Gremiensitzungen automatisch protokollieren - so geht es
Gremiensitzungen automatisch protokollieren - so geht es
In Entscheidungsgremien wie Vorständen, Aufsichtsräten und Gesellschafterversammlungen ist Präzision nicht nur ein Qualitätsmerkmal, sondern rechtliche Pflicht. Protokolle müssen die korrekte Formsprache wahren, in fehlerfreier indirekter Rede verfasst sein und Beschlüsse unmissverständlich dokumentieren.
Mit Tucan.ai bieten wir eine KI-basierte Softwarelösung, die exakt für die hohen Anforderungen der Corporate Governance entwickelt wurde – und den Administrationsaufwand für Assistenzen und Management drastisch senkt.
Unübertroffene Effizienz durch smarte Workflows
Tucan.ai geht weit über die Standard-Protokollierung hinaus. Wir haben den Vor- und Nachbereitungsprozess so stark vereinfacht, dass Sie sich voll und ganz auf die strategischen Inhalte konzentrieren können:
- Vollautomatischer Agenda-Import per E-Mail: Die Vorbereitung eines Meetings war noch nie so einfach. Senden Sie die Agenda der Aufsichtsrats- oder Vorstandssitzung als PDF einfach an Ihre individuelle Tucan.ai-E-Mail-Adresse. Die KI extrahiert die Tagesordnungspunkte (TOPs) und baut die Sitzungsstruktur für Sie auf – völlig ohne manuellen Aufwand.
- Ihre Corporate Identity – direkt aus dem System: Anstatt KI-Texte mühsam in Ihr Unternehmens-Layout zu kopieren, hinterlegen wir genau Ihre unternehmenseigenen Vorlagen in unserem System. Ihr exportiertes Protokoll hat auf Knopfdruck das richtige Format, die richtigen Kopfzeilen und das richtige Wording – bereit zur sofortigen Unterzeichnung und Verteilung.
- Spezial-Vorlagen für rechtssichere Gremienprotokolle: Unsere Prompts sind auf die Besonderheiten formeller Sitzungen zugeschnitten. Das System erstellt fehlerfreie Verlaufsprotokolle in indirekter Rede und isoliert Beschlussfassungen sowie Aufgaben (inkl. Verantwortlichkeiten und Fristen) präzise aus dem Kontext.
- Sichere API-Schnittstellen für Ihr Board Management: Tucan.ai lässt sich über offene APIs reibungslos in Ihre bestehende Board-Management-Software oder internen IT-Systeme integrieren.
Höchste Vertraulichkeit & DSGVO-Konformität: Gremienprotokolle enthalten die sensibelsten Daten eines Unternehmens. Unsere Lösung garantiert maximale Datensicherheit, vollständige DSGVO-Konformität und verschlüsselte Verarbeitung.
Warum Unternehmen auf Tucan.ai wechseln
- Während Konkurrenzlösungen oft starre Formate vorgeben und viel Vorarbeit erfordern, passt sich Tucan.ai an Ihre Prozesse an. Der smarte PDF-E-Mail-Import und die Ausgabe im kundenspezifischen Layout machen Tucan.ai zur effizientesten Lösung für das Top-Management.
- Nachbereitung in Minuten statt Stunden: Die KI liefert direkt nach der Sitzung einen fertigen Entwurf.
- Transparente Beschlusskontrolle: Beschlüsse und Aufgabenpakete werden separat ausgewiesen.
- Flexibel einsetzbar: Perfekt für Präsenzsitzungen, hybride Formate oder reine Online-Meetings (MS Teams, Zoom, Webex, Jitsi, Google oder Ihr Konferenz-System etc.).
Sichern Sie sich den Wettbewerbsvorteil durch exzellente Corporate Governance!
Lernen Sie Tucan.ai kennen und erfahren Sie, wie unsere KI Ihre Gremienarbeit auf das nächste Level hebt.
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Tucan.ai integriert Jitsi und Big Blue Button
Tucan.ai integriert Jitsi und BigBlueButton: Ein Meilenstein für die digitale Souveränität von Behörden
TL;DR – Zusammenfassung für Eilige und Chatbots
- Was ist neu? Die KI-Meeting-Software Tucan.ai unterstützt ab sofort offizielle Integrationen für die Open-Source-Videokonferenz-Tools Jitsi und BigBlueButton (BBB).
- Für wen? Primär für Behörden, die öffentliche Verwaltung und den Einsatz in kommunalen Ratssitzungen.
- Warum? Um digitale Souveränität und 100 % DSGVO-Konformität zu gewährleisten. Offene Systeme bieten eine sichere Alternative zu klassischen US-Meeting-Tools.
- Mehrwert: Automatische, smarte Meeting-Notizen und Transkriptionen bleiben dank Tucan.ai auch in streng regulierten IT-Infrastrukturen erhalten.
Die Rückeroberung der Datenkontrolle: Warum digitale Souveränität für Behörden entscheidend ist
In der öffentlichen Verwaltung und bei staatlichen Institutionen wächst das Bewusstsein für ein zentrales Thema: Digitale Souveränität. Es reicht nicht mehr aus, dass Software nur funktioniert. Sie muss transparent, sicher und unabhängig von außereuropäischen Cloud-Anbietern sein. Besonders bei sensiblen Besprechungen – von behördeninternen Abstimmungen bis hin zu vertraulichen kommunalen Ratssitzungen – ist die absolute Kontrolle über die eigenen Daten unerlässlich.
Aus diesem Grund setzen immer mehr Behörden auf Open-Source-Alternativen zu den klassischen, proprietären Videokonferenz-Tools (wie MS Teams oder Zoom). Hier kommen Jitsi und BigBlueButton (BBB) ins Spiel. Doch der Wechsel zu sicheren Open-Source-Lösungen bedeutete bisher oft den Verzicht auf moderne KI-Funktionen. Tucan.ai ändert das jetzt.
Jitsi und BigBlueButton: Die sichere Alternative trifft auf smarte KI
Mit den neuen, nativen Integrationen für Jitsi und BigBlueButton schließt Tucan.ai die Lücke zwischen maximalem Datenschutz und modernster künstlicher Intelligenz.
Behörden müssen sich nicht mehr zwischen Sicherheit und Effizienz entscheiden. Durch die Anbindung von Tucan.ai an diese Open-Source-Plattformen können Verwaltungen nun Videokonferenzen auf eigenen Servern (On-Premises) oder in sicheren europäischen Clouds hosten und gleichzeitig von smarten Meeting-Notizen profitieren.
Wie profitieren kommunale Ratssitzungen von der Integration?
Kommunale Ratssitzungen sind das Herzstück der lokalen Demokratie. Sie sind oft lang, inhaltlich komplex und erfordern eine rechtssichere, präzise Protokollierung.
Mit der Kombination aus BigBlueButton/Jitsi und Tucan.ai ergeben sich entscheidende Vorteile für den öffentlichen Sektor:
- Automatisierte Transkription: Gesprochenes Wort wird in Echtzeit DSGVO-konform in Text umgewandelt. Die mühsame, manuelle Nachbereitung von Ratssitzungen entfällt.
- Smarte Meeting-Notizen: Die KI von Tucan.ai fasst Beschlüsse, Diskussionen und nächste Schritte präzise nach TOPs zusammen.
- Sprechererkennung: Wer hat wann was im Stadtrat gesagt? Die Software ordnet Redebeiträge automatisch den jeweiligen Ratsmitgliedern und der Verwaltung zu.
- Datenschutz nach Maß: Alle Audio- und Textdaten werden nach den strengsten europäischen Datenschutzrichtlinien verarbeitet. Die Integration in Open-Source-Tools garantiert, dass keine Metadaten an unbefugte Dritte abfließen.
Alle Vorteile der Tucan.ai Integrationen im Überblick
Die Entscheidung, Jitsi und BigBlueButton in das Tucan.ai-Ökosystem aufzunehmen, ist ein direktes Bekenntnis zu sicherer Verwaltungskommunikation. Die Vorteile auf einen Blick:
- Stärkung der digitalen Souveränität: Volle Unabhängigkeit durch die Nutzung quelloffener Videokonferenzsysteme.
- 100 % DSGVO-konform: Sicherheit „Made in Germany“. Sensible Verwaltungsdaten bleiben geschützt.
- Nahtloser Workflow: Die Integration verbindet sich lautlos mit Ihren bestehenden Jitsi- oder BBB-Räumen.
- Ressourcenschonung in der Verwaltung: Protokollanten werden entlastet, Dokumentationsprozesse massiv beschleunigt.
- Barrierefreiheit: Durch automatisierte Transkriptionen können Sitzungsinhalte im Nachgang für alle Bürger oder Gremienmitglieder transparent und durchsuchbar gemacht werden.
Fazit: Die Verwaltung der Zukunft ist souverän und KI-gestützt
Die Digitalisierung der öffentlichen Hand darf nicht auf Kosten der Datensicherheit gehen. Mit den neuen Integrationen für Jitsi und BigBlueButton beweist Tucan.ai, dass modernste KI-Technologie für smarte Sitzungs-Notizen und kompromisslose digitale Souveränität Hand in Hand gehen.
Egal ob interne Behördenabstimmung oder öffentliche kommunale Ratssitzung: Rüsten Sie Ihre Open-Source-Videokonferenzen jetzt mit der intelligentesten KI-Protokoll-Lösung am Markt auf.
Sind Sie bereit für den nächsten Schritt in der digitalen Verwaltung?
Erfahren Sie mehr über unsere Lösungen für den öffentlichen Sektor und wie Tucan.ai Ihre Abläufe DSGVO-konform automatisiert.
Newsletter #4 März 2026
Echte Digitale Souveränität - jetzt mit Tucan
Der März stand bei uns ganz im Zeichen von Datensouveränität und Kontrolle. Wir haben intensiv daran gearbeitet, Ihnen noch mehr Flexibilität zu bieten – sei es bei der Wahl Ihrer Meeting-Plattform oder bei der Entscheidung, welche Inhalte letztendlich auf dem Papier (bzw. dem Bildschirm) landen sollen.
Hier sind unsere wichtigsten Entwicklungen aus dem vergangenen Monat:
🇪🇺 Neue Plattform-Integrationen: Willkommen Jitsi und BigBlueButton!
Digitale Souveränität wird für viele Unternehmen immer zentraler. Um Ihnen starke und verlässliche Alternativen zu den gängigen US-amerikanischen Anbietern zu bieten, haben wir nun die Möglichkeit geschaffen, Tucan vollständig in Jitsi und BigBlueButton zu integrieren.
Wenn Ihre Organisation bevorzugt auf europäische Open-Source-Lösungen setzt oder diese Plattformen gezielt für sensible Meetings nutzt, können Sie sich ab sofort auch dort reibungslos auf die präzisen KI-Protokolle von Tucan verlassen.
Haben Sie Jitsi oder BigBlueButton? Schreiben Sie uns und wir richten es Ihnen gerne ein.
🤫 Die "Off-the-record"-Funktion: Wenn die KI kurz weghören soll
Nicht alles, was in einem Meeting besprochen wird, ist für das offizielle Protokoll bestimmt. Manchmal braucht es einfach Raum für vertrauliche oder informelle Abstimmungen am Rande.
Dafür gibt es jetzt die neue "Off-the-record"-Funktion. Sie können unserem Bot ab sofort ganz unkompliziert direkt im Meeting-Chat mitteilen, dass er kurz pausieren soll. Der Bot bleibt im virtuellen Raum präsent, "hört" aber vorübergehend nicht mit und zeichnet keine Informationen auf. Erst wenn Sie ihm das Signal zur Fortsetzung geben, nimmt er seine Arbeit wieder auf. So behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Dokumentation.
Wollen Sie das für Ihren Account testen? Antworten Sie einfach kurz auf diese E-Mail. Wir zeigen Ihnen gerne wie das funktioniert.
⚙️ Grenzenlose Automatisierung: Die n8n-Integration ist live!
Ihre Meeting-Notizen müssen nicht mehr manuell weiterverarbeitet werden. Ab sofort können Sie Tucan direkt an Ihre n8n-Workflows anbinden.
Das eröffnet Ihnen völlig neue, automatisierte Prozesse: Lassen Sie Zusammenfassungen automatisch in Ihr CRM übertragen, erstellen Sie aus den Besprechungen heraus direkt neue Tickets in Ihren Projektmanagement-Tools oder triggern Sie automatisierte Follow-up-E-Mails an alle Teilnehmer. Mit n8n integrieren Sie Tucan tief und nahtlos in Ihre bestehende Software-Infrastruktur. N8n lässt sich problemlos auch lokal hosten.
🚀 Ausblick: Die Tucan In-Person App
Wir ruhen uns auf den Fortschritten nicht aus und arbeiten bereits an der nächsten Erweiterung. Da wichtige Besprechungen natürlich nicht nur vor der Webcam stattfinden, entwickeln wir aktuell eine Lösung speziell für Vor-Ort-Meetings in echten Konferenzräumen.
Den Anfang wird zeitnah eine flexible Webapplikation machen, die Präsenz-Termine genauso souverän protokolliert wie Online-Meetings. In einem weiteren Schritt werden wir dann auch eigene native Apps für die App-Stores veröffentlichen. Wir halten Sie hierzu auf dem Laufenden!
Sie haben Interesse an dieser Funktion? Schreiben Sie uns eine kurze Nachricht, dann setzen wir Sie gerne auf die Liste für die erste Testphase.
Was bleibt, ist unser Markenkern
- Made & hosted in Germany: Keine Abhängigkeit von US-Providern.
- Auditierte Sicherheit: Geprüft und zertifiziert für höchste Ansprüche.
- 100 % DSGVO-Compliance: Damit Ihre sensiblen Daten genau dort bleiben, wo sie hingehören.
Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen und frühlingshaften Start in den April und Frohe Ostern!
Jetzt kostenlose Demo vereinbaren
Newsletter #3 Februar 2026
Effiziente Sitzungen sind wichtig - so holen Sie noch mehr aus Ihren Gesprächen raus.
Effiziente Sitzungen sind wichtig – aber vernetztes Wissen ist entscheidend. In den vergangenen Wochen haben wir intensiv daran gearbeitet, Tucan für Sie nicht nur intelligenter, sondern auch zu einer zentralen Anlaufstelle für Ihr Unternehmenswissen zu machen.
Das sind die wichtigsten Neuerungen im Februar:
🧠 Neues Sprachmodell: Größerer "Arbeitsspeicher", brillantere Ergebnisse
Seit dem 24. Februar 2026 arbeitet unter der Haube von Tucan ein neues, noch leistungsstärkeres KI-Modell. Die wichtigste Verbesserung für Ihren Alltag ist das massiv vergrößerte Kontext-Fenster.
Was bedeutet das konkret? Das Kontext-Fenster ist quasi das Kurzzeitgedächtnis der KI. Durch die Vergrößerung kann die KI nun wesentlich mehr Informationen gleichzeitig „im Blick behalten“. Selbst bei stundenlangen Meetings oder riesigen Textmengen verliert sie nicht den roten Faden. Das Resultat für Sie: Die Zusammenfassungen werden noch präziser, Zusammenhänge werden besser erkannt und die Antworten auf Ihre Fragen sind deutlich fundierter.
🗄️ Neu: Vom Meeting-Protokoll zum souveränen Wissensarchiv
Ab sofort können Sie Tucan zu Ihrer internen, hochsicheren Wissensdatenbank ausbauen. Sie haben nun die Möglichkeit, Ihre Meeting-Zusammenfassungen mit weiteren Dokumenten zu verknüpfen und so eine zentrale Intelligenz für Ihr Unternehmen zu schaffen.
Das Prinzip ist einfach, aber enorm wirkungsvoll:
- Lokales KI-Chat-Interface (Ihre Daten bleiben sicher bei uns auf dem Server)
- + Ihre Tucan-Meetings
- + Manuell hochgeladene Dokumente (z. B. PDFs, PowerPoint-Präsentationen oder Excel-Dateien)
- + Externe Quellen (Ihre Datenbanken oder OneDrive-Ordner)
- = Ihr souveränes KI-Tool, das Fragen auf Basis Ihres gesamten Unternehmenswissens beantwortet.
Möchten Sie das Potenzial für Ihr Team testen? Schreiben Sie uns ein kurzes E-Mail. Wir zeigen Ihnen gerne in einer kurzen Demo, wie Sie Ihr eigenes Wissensarchiv aufbauen.
📅 Sneak Preview: Automatische Kalender-Integration (Teams/Outlook)
Wir wissen, dass das manuelle Einladen des Tucan-Bots ein zusätzlicher Klick ist, den man im stressigen Alltag leicht vergisst. Deshalb arbeiten wir aktuell an der automatisierten Anbindung an "alle Meetings".
Mit der kommenden Integration für Microsoft Teams und Outlook reicht es, Ihren Kalender einmalig zu verknüpfen. Der Tucan-Bot tritt dann allen relevanten Meetings automatisch bei. Nie wieder den Bot vergessen, nie wieder ein unprotokolliertes Meeting.
Sie haben Interesse an dieser Funktion? Schreiben Sie uns eine kurze Nachricht, dann setzen wir Sie gerne auf die Liste für die erste Testphase.
Was bleibt, ist unser Markenkern
- Made & hosted in Germany: Keine Abhängigkeit von US-Providern.
- Auditierte Sicherheit: Geprüft und zertifiziert für höchste Ansprüche.
- 100 % DSGVO-Compliance: Damit Ihre sensiblen Daten genau dort bleiben, wo sie hingehören.
Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Start in den März und weiterhin produktive Meetings!
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Tucan.ai-Team
Jetzt kostenlose Demo vereinbaren
Newsletter #2 Januar 2026
Vernetzte Workflows, lokale Intelligenz und Expertenwissen – das ist neu bei Tucan.ai
Das Jahr 2026 ist in vollem Gange, und außenpolitische die aktuelle Außenpolitik der USA zeigt einmal mehr, wie wichtig eine leistungsstarke digitale Souveränität in Europa ist. Wir arbeiten hinter den Kulissen hart daran, dass Ihre Daten nicht nur sicher verarbeitet, sondern auch sicher bleiben und noch dazu maximal nutzbar sind. Denn echte digitale Souveränität bedeutet nicht nur Unabhängigkeit von US-Dienstleistungen, sondern auch maximale Effizienz.
Unser Ziel bleibt unverändert: Wir wollen manuelle Arbeitsschritte eliminieren, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können und dabei Daten ausschließlich in Deutschland auf europäischer (deutscher) Infrastruktur verarbeiten. In diesem Monat haben wir bedeutende Fortschritte gemacht, um Tucan noch tiefer in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren und unser Wissen direkt an die Entscheidungsträger von morgen weiterzugeben.
Hier sind die wichtigsten Neuigkeiten aus diesem Monat:
1. Nahtlose Integration: Tucan verbindet Ihre Welten
Wir wissen, dass ein Protokoll erst dann richtig wertvoll wird, wenn es dort landet, wo gearbeitet wird. Ab sofort bieten wir erweiterte Möglichkeiten, Tucan-Ergebnisse mit Ihren bestehenden Systemen zu vernetzen:
- Automatisierte Workflows: Übergeben Sie To-Dos aus Ihren Meetings per Schnittstelle direkt an Ihre aktuelle Programme (ob Sharepoint, lokal gehostete N8N Workflows oder andere Systeme)
- Kontext-Anreicherung: Verbinden Sie Ihre Meeting-Ergebnisse mit weiteren Dokumenten, wie z.B. begleitenden Präsentationen, um ein lückenloses Bild zu erhalten.
- Zentraler Wissens-Chat: Vernetzen Sie Tucan mit einem internen LLM-Chatprogramm, um über alle Ihre Meetings hinweg Fragen zu stellen („Was haben wir in den letzten drei Rats-Sitzungen zum Thema X entschieden?“).
Möchten Sie Ihre Workflows automatisieren? Kontaktieren Sie uns!
2. Was wir aktuell spannend finden: Die Kraft lokaler Open-Source LLMs
In den letzten Wochen haben neue Open-Source-Sprachmodelle (LLMs) einen gewaltigen Sprung in der Performance gemacht. Wir konnten dies bereits in einem aktuellen (anonymen) Kundenprojekt erfolgreich unter Beweis stellen:
- Vollständige Datensouveränität: Wir haben ein lokales LLM mit einer maßgeschneiderten Chat-Oberfläche direkt beim Kunden implementiert.
- Effizienz auf kleinstem Raum: Die Software läuft stabil auf kleineren Servern und teilweise sogar auf leistungsstarken lokalen Desktop-Rechnern – ganz ohne Cloud-Anbindung.
Das zeigt: Hochleistungs-KI braucht keine riesigen Rechenzentren mehr, um sicher und präzise zu arbeiten.
Planen Sie ein lokales KI-Projekt? Schreiben Sie uns, wir teilen gerne unsere Erfahrungen oder implementieren Ihr eigenes internes LLM.
3. Tucan im Vortrag: Wissenstransfer für die Verwaltung
Wir freuen uns sehr, bekannt zu geben, dass sowohl ich als auch mein Mitrgründer Lukas Rintelen ab sofort als Dozenten am Kommunalen Bildungswerk e.V. tätig sind.
- In einer speziellen Workshop-Reihe für Verwaltungsbeamte vermitteln wir praxisnahes Wissen: von aktuellen Regularien bis hin zu konkreten Tipps für die Implementierung eigener Systeme.
- Damit leisten wir einen Beitrag zur Digitalisierung der Verwaltung im DACH-Raum – sicher, effizient und praxisorientiert.
Haben Sie Interesse an den Vorträgen? Sprechen Sie uns an und ich schicke Ihnen gerne den aktuellen Plan.
Was bleibt, ist unser Markenkern
- Made & hosted in Germany: Keine Abhängigkeit von US-Providern.
- Auditierte Sicherheit: Geprüft und zertifiziert für höchste Ansprüche.
- 100 % DSGVO-Compliance: Damit Ihre sensiblen Daten genau dort bleiben, wo sie hingehören.
Wir sind davon überzeugt, dass 2026 das Jahr der tiefen Integration von KI in unsere täglichen Prozesse ist. Wir freuen uns darauf, diesen Weg gemeinsam mit Ihnen zu gehen.
Herzliche Grüße
Ihr Tucan.ai Team
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Tucan Newsletter #1 Dezember 2025
Mehr Überblick, mehr Datenschutz – die Tucan.ai-Neuigkeiten zum Jahresende
Der Dezember ist traditionell die Zeit, in der wir auf das Jahr zurückblicken. Für Tucan.ai war 2025 ein Meilenstein: Wir haben Tucan in einem Management Buyout übernommen und sind erstmals profitabel und konnten gleichzeitig unser Portfolio deutlich ausbauen – stets mit dem Fokus auf DSGVO-konforme Verarbeitung sensibler Daten.
Mit Tucan haben wir uns vor mittlerweile über 5 Jahren auf den Weg gemacht, manuelle Arbeitsschritte, die keiner machen möchte, sicher, datenschutzkonform und ohne US-Abhängigkeit im DACH Raum zu automatisieren. Was als Spinnerei von drei Österreichern entstand, die von Amazon Alexa aufgrund ihres Dialekts nicht erkannt verstanden wurden, ist mittlerweile ein stabiles Unternehmen mit über 70 Kunden aus Wirtschaft, Verwaltung und Politik. Und wir sind mächtig stolz, was trotz Wirtschaftskrisen, Änderungen in der Welt-Politik und einer KI-Revolution daraus entstanden ist.
Darum wollen wir uns erstmal bei Ihnen bedanken - für die Zusammenarbeit, das Vertrauen und manchmal auch ein wenig Geduld. Es freut mich auch insbesondere einen kleinen Ausblick auf das was noch kommt und an was wir in den letzten Monaten gearbeitet haben:
Was gibt es Neues? Eine ganze Menge:
Zusammenfassungen nach Tagesordnungspunkt – einfach und ohne weitere Arbeitsschritte
Einfach Agenda oder Interviewleitfaden als PDF an eine für Sie personalisierte E-Mail Adresse schicken
Das System liest jeden Punkt aus und erstellt automatische Einzel Zusammenfassungen – inklusive To-Dos und Abstimmungsergebnissen.
Ideal für Rats- und Vorstandssitzungen, Interviews, Workshops und alle Meetings mit klarer Struktur.Haben Sie Interesse das mal auszuprobieren? Schreiben Sie uns!
NEU: Der KI-Pseudonymisierer
Word- oder PDF-Datei hochladen, schon erhalten Sie:
– eine DSGVO-konforme pseudonymisierte Fassung
– eine Zuordnungsliste der Pseudonyme für Ihre Akten
Lokal auf Ihrem Hochleistungsrechner oder in unserer ISO-zertifizierten Cloud in Deutschland
Ergebnis: Sie können ChatGPT & Co. sicher nutzen, ohne personenbezogene Daten preiszugeben.
Ausblick 2026 – das kommt als Nächstes
Kontextreichere Protokolle: Meetingmitschnitte können bald automatisch mit Präsentationen, Notizen und Bildern verknüpft werden. Damit die KI mehr auf einen Blick erfasst und weniger Zeit in Nachbearbeitung gesteckt wird.
Pseudonymisierung per API: Integrieren Sie unseren Dienst nahtlos über Ihre Daten und behalten Sie die komplette Datenhoheit.
One-Click-Opt-In: Teilnehmende geben ihr Einverständnis zur Audioverarbeitung künftig mit einem Klick direkt in der Video-Plattform Ihrer Wahl und digital nachvollziehbar.
Was bleibt, ist unser Markenkern
Made & hosted in Germany
Auditierte Sicherheit geprüft vom TÜV
100 % DSGVO-Compliance – damit Ihre Daten dort bleiben, wo sie hingehören.
Nach zahllosen Gesprächen mit Kunden, Politik und Verwaltung spüren wir in Deutschland, Schweiz und Österreich echte Aufbruch-Stimmung an allen Ecken mit neuen Möglichkeiten. Wir sind fest davon überzeugt, dass KI in 2026 im ganzen DACH Raum eine Menge Gutes bewirken wird. Wir freuen uns darauf, 2026 gemeinsam mit Ihnen die nächsten Schritte zu gehen.
Frohe Feiertage und einen erfolgreichen Start ins neue Jahr!
Herzliche GrüßeIhr Tucan.ai TeamJetzt kostenlose Demo vereinbaren
KI-gestützte Protokollierung für kommunale Ratssitzungen und Ausschüsse
KI-Protokollierung für Kommunen & Ratssitzungen | Tucan.ai
Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist eines der wichtigsten Themen unserer Zeit. Besonders der Sitzungsdienst in Städten, Landkreisen und Kommunen ist oft mit einem enormen administrativen Aufwand verbunden. Monatelanger Protokoll-Stau, Nachtsitzungen und ressourcenbindende Nachbereitungen gehören für viele Protokollant:innen zum Alltag.
Mit Tucan.ai revolutionieren wir die Protokollierung im öffentlichen Sektor. Unsere Software bietet nicht nur präzise Spracherkennung und DSGVO-konforme KI-Verarbeitung, sondern löst die Herausforderungen des Sitzungsdienstes deutlich einfacher und intelligenter als herkömmliche Lösungen. Unsere KI Protokollierung für Kommunen transformiert stundenlange Aufzeichnungen in präzise, strukturierte Dokumente.
Inhaltsverzeichnis
Warum Tucan.ai die führende Lösung für Kommunen ist
Während andere Tools lediglich Audios transkribieren, denkt Tucan.ai den gesamten Prozess von der Einladung bis zur Veröffentlichung im Ratsinformationssystem (RIS) neu:
- Der einfachste Agenda-Import am Markt (via E-Mail): Vergessen Sie das manuelle Abtippen von Tagesordnungspunkten. Bei Tucan.ai senden Sie die Ratseinladung oder Agenda einfach als PDF an eine eigens für Sie eingerichtete E-Mail-Adresse. Unser System liest die Tagesordnungspunkte (TOPs) vollautomatisch aus und hinterlegt die Struktur direkt sitzungsbereit in Ihrem Workspace.
- Intelligente Trennung von öffentlichem & nicht-öffentlichem Teil: Eine Ratssitzung besteht aus sensiblen und öffentlichen Segmenten. Tucan.ai ist in der Lage, "intelligent" zwischen dem öffentlichen und dem nicht-öffentlichen Teil der Sitzung zu unterscheiden und die Protokolle entsprechend sicher und getrennt aufzubereiten.
- Nahtlose API-Integration in alle RIS-Programme: Kein lästiges Copy & Paste mehr. Tucan.ai lässt sich über unsere offene API direkt mit allen gängigen Ratsinformationssystemen (RIS) verbinden. Genehmigte Protokolle und Beschlüsse fließen direkt dorthin, wo sie hingehören.
- Spezialisierte Prompts für Gremien- und Ratssitzungen: Ob erweitertes Ergebnisprotokoll, detailliertes Verlaufsprotokoll oder die exakte Beschlussfassung – unsere KI-Vorlagen sind speziell auf die hochformale Sprache und die rechtlichen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung trainiert (inklusive indirekter Rede und Erkennung regionaler Dialekte).
- Exakte Übernahme Ihrer Vorlagen: Wir hinterlegen exakt die Formatvorlagen Ihrer Kommune im System. Das bedeutet: Das exportierte Protokoll ist bereits in Ihrem perfekten, gewohnten Format und kann ohne weitere Layout-Anpassungen direkt veröffentlicht werden.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Zeitersparnis: Reduzieren Sie die Nachbereitungszeit einer stundenlangen Ratssitzung auf wenige Minuten.
- Kosten- & Ressourceneffizienz: Es wird keine doppelte Besetzung von Protokollant:innen mehr benötigt.
- 100% digitale Souveränität und DSGVO-konform: Entwickelt in Deutschland, gehostet auf europäischen Servern – mit allen notwendigen AVV-Zertifizierungen für den öffentlichen Dienst.
Lassen Sie Gremienprotokolle automatisch erstellen, um wertvolle Personalressourcen effizienter zu nutzen.
Bereit für die Zukunft des Sitzungsdienstes?
Wenn ein Protokoll einer Ratssitzung durch KI erstellt wird, sinkt die Nachbereitungszeit um bis zu 90%. Machen Sie Schluss mit Protokoll-Staus. Lassen Sie sich in einer kurzen Demo zeigen, wie einfach die Protokollierung mit Tucan.ai sein kann.
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