Minuten statt Stunden: So erstellt der Landtag Mecklenburg-Vorpommern Protokolle mit Tucan.ai.

Wer jemals auf der Besuchertribüne einer Landtagssitzung Platz genommen hat, weiß: Debatten können rasant, hitzig und von regionalen Dialekten geprägt sein. Was in Echtzeit gesagt wird, wird später Teil des offiziellen Protokolls – eine Pflichtaufgabe, die in Schwerin bis vor kurzem große Teile der Verwaltung band. Für jede Stunde Redezeit mussten Schreibkräfte sechs bis zwölf Stunden mit Tippen, Korrigieren und Formatieren verbringen. Live-Untertitel für Menschen mit Hörbeeinträchtigung? Mangelhaft – der bisherige Anbieter sorgte immer wieder für technische Probleme.

Auf der Suche nach einer Alternative stieß die Parlamentsverwaltung im Jahr 2022 auf Tucan.ai, ein Berliner Start-up, das auf KI-gestützte Spracherkennung „Made in Germany“ spezialisiert ist. Im Gegensatz zu vielen amerikanischen Lösungen verspricht Tucan.ai eine DSGVO-konforme Verarbeitung in deutschen Rechenzentren und eine Genauigkeitsrate, die auch vor Dialekten und Zwischenrufen nicht zurückweicht. Doch halten die Versprechen der parlamentarischen Realität stand?

Der erste Test verlief unspektakulär, aber vielversprechend. Die IT-Abteilung schickte eine zehnminütige Audioaufnahme an das Start-up. Nach vier Minuten lag ein Rohtranskript vor, in dem über 90 Prozent der Wörter korrekt erkannt wurden – genug, um den Versuch auf ganze Sitzungstage auszuweiten. Drei Monate lang liefen manuelle und automatische Transkription parallel. In dieser Zeit fütterten Redakteure das System mit Fachvokabular, korrigierten Eigennamen und klärten Zweifelsfälle. Ende 2023 waren die Trefferquoten so stabil, dass das Parlament den Schritt in den Vollbetrieb wagte.

Seitdem reicht ein einziger Audiostream aus dem Plenarsaal aus. Tucan.ai zerlegt das Signal in Segmente, sogenannte „Chunks“, und speichert diese in einer Vektordatenbank. Dieser technische Kniff stellt sicher, dass die KI auch bei abrupten Themenwechseln und hitzigen Zwischenrufen den Überblick behält. Innerhalb von sechs Minuten ist ein Transkript fertig, das das Redaktionsteam über einen optimierten Web-Editor prüft und freigibt. Heute nimmt die Nachbearbeitung nur noch etwa ein Fünftel der früheren Zeit in Anspruch. Gleichzeitig laufen Live-Untertitel auf den Saalmonitoren und im öffentlichen Stream – ein Gewinn an Barrierefreiheit, der zuvor nur mit erheblichem personellem Aufwand möglich war.
Technisch gesehen bleibt alles auf heimischem Boden. Die Anwendung läuft als Single-Tenant-Instanz in einem Rechenzentrum in Nürnberg; bei Bedarf könnte sie auch komplett On-Premise betrieben werden. Damit erfüllt das Projekt die strengen Datenschutzanforderungen des öffentlichen Dienstes, ohne auf die Flexibilität einer Cloud-Lösung zu verzichten.

Es ist spannend zu beobachten, wie steil die Lernkurve einer solchen KI verläuft. Schon nach zwei Plenartagen waren die Namen der häufigsten Abgeordneten fest im System verankert. Gesetzeszitate, die anfangs noch als Buchstabensalat erschienen, wurden nach wenigen Korrekturen zuverlässig erkannt. Die Erfahrung zeigt: Fehlende Passagen liegen weniger an der Technik als vielmehr an mangelnder Mikrofondisziplin am Pult – eine Erkenntnis, die wohl auch auf andere Parlamente zutrifft.

Und was ist mit der vielzitierten „Halluzination“ großer Sprachmodelle? Wo es um die wörtliche Wiedergabe geht, geht Tucan.ai auf Nummer sicher: Die KI gibt nur das wieder, was im Audio zu hören ist, und markiert Unsicherheiten direkt im Editor. Für künftige Zusatzfunktionen – etwa automatische Zusammenfassungen nach Tagesordnungspunkten – nutzt der Landtag eine zweite Ebene: ein auf Parlamentssprache spezialisiertes Sprachmodell, das seine Aussagen mit Verweisen auf die Originalstelle belegt.

Nach einem halben Jahr im Praxisbetrieb lassen sich die Ergebnisse in vier Sätzen zusammenfassen: Eine Stunde Redezeit landet nach sechs Minuten als Rohtext im System. Die Wortgenauigkeit liegt live bei rund 92 Prozent und nach einer kurzen Korrektur bei 99 Prozent. Das Protokoll wird noch am selben Tag veröffentlicht. Und die Verwaltung spart pro Sitzungsstunde bis zu elf Stunden manuellen Aufwand – Zeit, die künftig in Recherche, Service oder schlicht in einen pünktlichen Feierabend fließt.

Der Blick nach vorn ist bereits skizziert. Noch im Jahr 2024 soll eine Suchfunktion starten, mit der Abgeordnete über tausende Seiten Plenarprotokolle hinweg springen können – inklusive Quelllink zur jeweiligen Rede. So könnte der Landtag Mecklenburg-Vorpommern zeigen, dass die digitale Transformation im Parlament nicht mit großen Versprechen beginnt, sondern mit einem kleinen, messbaren Schritt: das Protokoll schneller fertig zu bekommen. Alles Weitere ergibt sich aus der neu gewonnenen Zeit.

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Data securityis our top priority!

Tucan.ai is hosted on cloud servers of the German company Hetzner Online GmbH in Nuremberg. We strictly adhere to GDPR-compliant data processing and security standards so that your company’s data is always secure.

  • GDPR-compliant data processing
  • Customizable access controls and automatic deletion functions
  • Data processing exclusively within Germany

Tucan.ai can also be installed on-premises on request.

FAQ

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General

Tucan.ai ist eine in Deutschland entwickelte KI-Softwarelösung für die automatisierte Meeting-Protokollierung. Sie bietet Funktionen wie Due Diligence, Besprechungsnotizen, Live-Transkription und Datenauswertung auf Knopfdruck.

Tucan.ai ermöglicht präzise, skalierbare und DSGVO-konforme Analysen, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Die Software bietet vorgefertigte Templates sowie die Möglichkeit, eigene Analyse-Vorlagen zu erstellen.

Ja, Tucan.ai verarbeitet Daten ausschließlich in Deutschland und hält sich strikt an die DSGVO-Richtlinien. Auf Wunsch können auch private Cloud-Instanzen genutzt oder die Software als On-Premise-Lösung installiert werden.“

Funktionen und Anwendungsfälle

Ja, Tucan.ai lässt sich nahtlos in Tools wie Microsoft Teams, Zoom, Google Meet und Webex integrieren. Über die API können Datenbanken einfach angebunden werden, und Informationen aus Tucan.ai lassen sich über Integrationen auch automatisch extrahieren.

Mit Tucan.ai können Sie Verträge analysieren – präzise, DSGVO-konform und in nur wenigen Sekunden. Die Software bietet vorgefertigte Templates und detaillierte Auswertungen mit genauen Quellenangaben. In nur drei einfachen Schritten können Sie Ihre Verträge und Dokumente analysieren:

  1. Projekt anlegen.
  2. Daten hochladen (z. B. Verträge, Rechtstexte, Verhandlungen, Meetings etc.) und/oder bereits verknüpfte Datenbank auswählen.
  3. Fragen stellen und Analyse starten.

Tucan.ai bietet die automatische Transkription und Zusammenfassung Ihrer Meetings. Der Tucan.ai Bot lässt sich nahtlos in Tools wie Microsoft Teams, Zoom, Webex und Google Meet integrieren.

Tucan.ai automatisiert den gesamten Dokumentationsprozess, damit Sie sich voll auf das Gespräch konzentrieren können. Die Software unterstützt Sie durch:

  • Automatische Transkription: Hochpräzise Aufzeichnung und Umwandlung von Sprache in Text in Echtzeit.
  • Intelligente Zusammenfassungen: KI-generierte Ergebnisprotokolle, die wichtige Kernpunkte und To-dos hervorheben.
  • Anpassbare Templates: Nutzen Sie spezialisierte Vorlagen für verschiedene Meeting-Typen (z. B. Ratsitzungen, Jour Fixe, Board-Meetings oder Sales-Gespräche).
  • DSGVO-konforme Archivierung: Alle Notizen werden sicher auf deutschen Servern gespeichert und sind jederzeit durchsuchbar.

Tucan.ai enables the automatic evaluation and analysis of research data with precise source information. You can automatically record and analyze qualitative interviews. The software integrates with tools such as Microsoft Teams, Zoom, Webex and Google Meet. Research projects can be created in three simple steps:

  1. Create a project.
  2. Upload data (interviews, free text responses, studies, etc.).
  3. Ask questions and start analysis.

Tucan.ai wurde speziell entwickelt, um die digitale Transformation im öffentlichen Sektor voranzutreiben. Die Software bietet maßgeschneiderte Funktionen für Behörden und Verwaltungen:

  • Automatisierte Protokollierung: Effiziente Erstellung von Sitzungsprotokollen für Rats- und Gremiensitzungen, inklusive Integration in Systeme wie ALLRIS.
  • Barrierefreiheit & Inklusion: Hochpräzise Live-Transkription und Untertitelung für Parlamentssitzungen und öffentliche Veranstaltungen (WCAG/BITV-konform).
  • KI-basierte Datenanalyse: Schnelle Auswertung großer Mengen an Dokumenten, Rechtstexten und Bürgeranfragen mit exakten Quellenbelegen. Zudem auch Implementation von DSGVO-konformen KI-Modellen, die auf Servern oder Computern lokal laufen.
  • Maximale Datensicherheit: Hosting in Deutschland (ISO-zertifiziert) oder als On-Premise-Lösung für höchste Geheimschutz-Anforderungen.

Data security and hosting

Für maximale Datensouveränität werden Ihre Daten ausschließlich in Deutschland in den ISO-zertifizierten Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Nürnberg gespeichert. Für höchste Sicherheitsanforderungen bietet Tucan.ai zudem die volle Kontrolle durch eine On-Premise-Installation oder den Betrieb in einer Private Cloud

Datensicherheit hat bei Tucan.ai oberste Priorität. Um maximale Datensouveränität und Compliance zu gewährleisten, setzen wir auf folgende Maßnahmen:

  • DSGVO-konforme Datenverarbeitung: Alle Prozesse entsprechen strikt den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung.
  • Hosting in Deutschland: Die Speicherung erfolgt ausschließlich auf ISO-zertifizierten Servern der Hetzner Online GmbH in Nürnberg.
  • On-Premise & Private Cloud: Für höchste Geheimschutz-Anforderungen kann die Software in Ihrer eigenen Infrastruktur installiert werden.
  • Anpassbare Zugriffskontrollen: Detaillierte Berechtigungskonzepte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten haben.
  • Automatische Löschfunktionen: Optionale Einstellungen ermöglichen die sofortige Löschung von Audioaufnahmen nach der Protokollerstellung.

Usage and access

Nutzung und Zugriff: Unser Angebot richtet sich primär an Unternehmen. Dabei ist sicherzustellen, dass alle Nutzer die vereinbarten Vertraulichkeits- und Nutzungsbeschränkungen einhalten. Um maximale Flexibilität für Ihre Organisation zu gewährleisten, bieten wir sowohl unlimitierte Pay-per-User-Modelle als auch volumenbasierte Modelle (Pay-per-Volume) an, bei denen nur die tatsächlich verarbeiteten Meeting-Stunden abgerechnet werden.

Support und Kontakt

Sie können uns jederzeit per E-Mail unter team@tucan.ai erreichen. Wir freuen uns über Ihre Anmerkungen, Feedback, Fragen oder Anliegen.

Ja, Tucan.ai unterstützt Sie durch maßgeschneiderte Onboardings und individuelle Beratungstermine. Unser Team hilft Ihnen bei der Implementierung, der Erstellung spezifischer Analyse-Templates sowie bei der optimalen Einbindung in Ihre bestehenden Workflows.

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