Volle Kontrolle im Meeting: Steuern Sie den Tucan-Bot jetzt direkt per Chat

Transparenz und Datenschutz sind das Fundament für effiziente, KI-gestützte Meeting-Dokumentation. Bei Tucan arbeiten wir kontinuierlich daran, Nutzern die maximale Souveränität über ihre Daten zu geben. Bisher war unser Aufzeichnungs-Bot für Microsoft Teams, Zoom, Google Meet und Webex bereits auf Transparenz ausgelegt – nun gehen wir einen Schritt weiter: Ab sofort können Sie den Bot direkt über das Chat-Fenster Ihrer Videokonferenz steuern.

Transparenz von Anfang an: Der Join-Prozess

Unser Bot betritt ein Meeting niemals ungefragt. Er wartet im digitalen Warteraum (Lobby), bis ein Teilnehmer ihn aktiv einlässt. Dieser Moment dient als erste Bestätigung für die Aufzeichnung. Technisch gesehen wird die Audiospur während des Termins zunächst nur temporär zwischengespeichert. Erst wenn das Meeting endet, wird die Datei zur finalen Verarbeitung und Erstellung des Protokolls in die Tucan-Cloud hochgeladen.

Neu: Interaktive Steuerung per Chat-Befehl

Um die Bedienung noch intuitiver zu gestalten und Datenschutz-Bedenken in Echtzeit zu adressieren, haben wir neue Chat-Befehle implementiert. Diese können von jedem Teilnehmer – egal ob Organisator, interner Mitarbeiter oder externer Gast – genutzt werden.

1. Sofortiger Abbruch und Datenlöschung

Sollte im Laufe des Gesprächs keine Zustimmung zur Aufzeichnung (mehr) bestehen, kann der Bot unmittelbar angewiesen werden, die Sitzung zu verlassen.

• Befehl: @tucan recording no
• Wirkung: Der Bot postet eine Bestätigung im Chat, dass keine Zustimmung vorliegt, und verlässt das Meeting sofort.
• Datenschutz-Faktor: Die bisherige temporäre Aufzeichnung wird gelöscht, bevor ein Upload zu Tucan erfolgt. In Ihrem Tucan-Dashboard erscheint lediglich der Status-Hinweis: „No Consent for the processing“.

2. Die „Off-the-Record“-Pause

Für vertrauliche Zwischengespräche muss die Aufzeichnung nicht komplett abgebrochen werden. Sie lässt sich nun einfach pausieren.

• Pausieren: @tucan recording stop – Der Bot bestätigt das „Weghören“ im Chat. Zur visuellen Kontrolle schaltet sich das Videobild des Bots schwarz.
• Fortsetzen: @tucan recording resume – Die Aufzeichnung wird wieder aufgenommen und das Logo des Bots wird wieder eingeblendet.

Warum diese Funktion den Unterschied macht

Durch die direkte Integration in den Chat entfällt der Wechsel in externe Menüs oder Einstellungen. Dies stärkt das Prinzip der „Privacy by Design“: Teilnehmer haben jederzeit die volle Kontrolle über ihre gesprochenen Worte, ohne den Redefluss zu unterbrechen. Ob in Microsoft Teams, Zoom, Google Meet oder Webex – Datensicherheit ist jetzt nur noch einen Chat-Befehl entfernt.

Ausblick

Die Chat-Steuerung ist ein weiterer Baustein unserer Vision einer nahtlosen und sicheren Meeting-Kultur. Wir entwickeln bereits weitere Befehle, um die Interaktion mit unserer KI noch flexibler zu gestalten. Bleiben Sie gespannt auf kommende Updates!