Tucan.ai vs. SpeechMind: KI-Transkription und Zusammenfassungen für den öffentlichen Sektor im Vergleich
Da Kommunen und Behörden ihre digitale Transformation vorantreiben, ist die KI-basierte Protokollierung von Sitzungen (KI-Protokollierung) zu einer zentralen Priorität geworden. Die Anforderungen im öffentlichen Sektor gehen jedoch weit über einfaches Speech-to-Text hinaus. Datensouveränität, die Einhaltung deutscher Rechtsnormen und spezialisierte Protokollformate sind dabei nicht verhandelbar.
In dieser Analyse vergleichen wir Tucan.ai und SpeechMind, um IT-Entscheidungsträger dabei zu unterstützen, die richtige Lösung für den Einsatz in der Verwaltung auszuwählen.
Vergleich im Überblick: KI-Sitzungs-Protokolle für die öffentliche Hand
Bei der Bewertung von KI-Assistenten für den öffentlichen Sektor ist ein „Hosting in Europa“ nur der erste Schritt. Die folgende Tabelle verdeutlicht die technischen und rechtlichen Unterschiede zwischen den beiden Anbietern.
Übersicht
| Funktion |  |
 |
|---|---|---|
| Zoom-Integration | Ja | Ja |
| Microsoft-Teams-Integration | Ja | Ja |
| Google Meet-Integration | Ja | Ja |
| Webex-Integration | Ja | Nein |
| Meeting Transkripte | Ja | Ja |
| Automatische Sprechererkennung | Ja -DSGVO konform | Ja – aber Sprecher Profiling |
| Upload von Offline Sitzungen | Ja | Ja |
| Zusammenfassungen | Anpassbar | Generisch |
| Zusammenfassungen nach TOPs | Ja | Ja |
| Einfache Sprache? | BITV 2.0 / WCAG | Standard |
| Sprachen | Mehrere Sprachen inkl. Dialekte | Mehrere Sprachen |
| Datenverarbeitungsland | Deutschland | Deutschland aber US-Server (AWS/Azure) |
| On-Premise-Lösung | Ja | Nein |
| Souveränität | Souveränität vom US CLOUD Act | Unterliegt dem US CLOUD Act |
Status: January 2026
Warum Datensouveränität für Kommunen wichtig ist
Der entscheidende Differenzierungsfaktor zwischen Speechmind und Tucan ist der rechtliche Rahmen der zugrunde liegenden Infrastruktur.
1. Die Auswirkungen des US CLOUD Act
SpeechMind nutzt große Cloud-Anbieter wie Microsoft Azure und AWS. Obwohl diese Anbieter Daten in europäischen Rechenzentren hosten, handelt es sich um US-amerikanische Unternehmen. Unter dem US CLOUD Act können US-Behörden theoretisch Zugriff auf Daten verlangen, die von diesen Unternehmen verarbeitet werden. Dies erzeugt einen potenziellen Konflikt mit den deutschen Datenschutzstandards für öffentliche Behörden.
Tucan.ai eliminiert dieses Risiko. Durch das Hosting ausschließlich auf ISO-zertifizierten Servern in deutscher Hand (z. B. Hetzner)und die Verarbeitung auf proprietär erstellter Spracherkennung stellt Tucan.ai sicher, dass die Daten strikt unter deutscher Rechtsprechung bleiben. Für Städte und Gemeinden, die mit vertraulichen Bürgerinformationen arbeiten, bietet dies das höchste Maß an DSGVO-Konformität und Rechtssicherheit.
2. On-Premise vs. Cloud-Bereitstellung
Für Hochsicherheitsbereiche (KRITIS) oder sensible Verwaltungsabteilungen ist die Fähigkeit, Daten im eigenen Netzwerk zu behalten, von entscheidender Bedeutung. SpeechMind operiert als reines SaaS-Modell (Software-as-a-Service), bei dem die Daten das interne Netzwerk zur Verarbeitung verlassen müssen. Tucan.ai hingegen bietet eine vollständige On-Premise-Lösung an. Dies ermöglicht es Behörden, die gesamte KI-Infrastruktur auf ihren eigenen Servern zu betreiben, wodurch sichergestellt wird, dass sensible Daten niemals das öffentliche Internet berühren.
3. Tiefe Anpassung an den öffentlichen Sektor
Tucan.ai ist nicht bloß ein Allzweck-Tool; es ist tief in die deutsche Verwaltungslandschaft integriert. Durch seine „Privacy-First“-Funktionen bietet Tucan.ai spezialisierte Vorlagen für formelle Behördenprotokolle und unterstützt Barrierefreiheitsstandards gemäß WCAG/BITV. Dies stellt sicher, dass Datenschutz und Inklusion Hand in Hand gehen.
Spezialisierte Funktionen für Verwaltung und Kommunen
KI für den öffentlichen Sektor muss die Nuancen einer Niederschrift (amtliches Protokoll) verstehen.
Strukturierung nach Tagesordnungspunkten (TOPs)
Eine Standard-KI-Zusammenfassung lässt oft die rechtliche Struktur einer Ratssitzung außer Acht. Tucan.ai wurde speziell darauf ausgelegt, Transkripte nach Tagesordnungspunkten (TOPs) zu organisieren. Dies stellt sicher, dass das Ergebnis perfekt mit der offiziellen Agenda der Sitzung übereinstimmt, was dem Verwaltungspersonal stundenlange manuelle Nachbearbeitung erspart.
Politische Metadaten und Transparenz
Im Gegensatz zu allgemeinen Protokoll Software ermöglicht Tucan.ai die detaillierte Verwaltung von Teilnehmenden, einschließlich akademischer Titel und der Fraktionszugehörigkeit. Diese Präzision ist unerlässlich, um die historische und rechtliche Integrität kommunaler Protokolle zu wahren.
Digitale Barrierefreiheit (BITV 2.0)
Öffentliche Stellen in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, barrierefreie Software einzusetzen. Tucan.ai priorisiert die Konformität mit BITV 2.0 (WCAG 2.1) und stellt sicher, dass alle Menschen – unabhängig von körperlichen Einschränkungen – in einfacher oder leichter Sprache per Knopfdruck erhalten können. Zudem bietet Tucan ebenfalls Live-Untertitelung für Streams an.
Fazit: Welche Lösung ist die richtige für Sie?
SpeechMind ist ein modernes, benutzerfreundliches Tool, das gute Ergebnisse für kommerzielle Teams und allgemeine Geschäftstermine liefert, bei denen Standard-KI-Zusammenfassungen ausreichen.
Für deutsche Behörden und Kommunen bietet Tucan.ai jedoch einen spezialisierteren und rechtssichereren Rahmen. Mit der Immunität gegenüber dem US CLOUD Act, den spezialisierten Protokollvorlagen für die deutsche Verwaltung und der Option zur vollständigen Datenkontrolle durch On-Premise-Bereitstellung ist Tucan.ai die bevorzugte Wahl für alle, die bei der Datensouveränität keine Kompromisse eingehen können.