KI-Protokollierung für Kommunen & Ratssitzungen | Tucan.ai

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist eines der wichtigsten Themen unserer Zeit. Besonders der Sitzungsdienst in Städten, Landkreisen und Kommunen ist oft mit einem enormen administrativen Aufwand verbunden. Monatelanger Protokoll-Stau, Nachtsitzungen und ressourcenbindende Nachbereitungen gehören für viele Protokollant:innen zum Alltag.

Mit Tucan.ai revolutionieren wir die Protokollierung im öffentlichen Sektor. Unsere Software bietet nicht nur präzise Spracherkennung und DSGVO-konforme KI-Verarbeitung, sondern löst die Herausforderungen des Sitzungsdienstes deutlich einfacher und intelligenter als herkömmliche Lösungen. Unsere KI Protokollierung für Kommunen transformiert stundenlange Aufzeichnungen in präzise, strukturierte Dokumente.

Inhaltsverzeichnis

Warum Tucan.ai die führende Lösung für Kommunen ist

Während andere Tools lediglich Audios transkribieren, denkt Tucan.ai den gesamten Prozess von der Einladung bis zur Veröffentlichung im Ratsinformationssystem (RIS) neu:

• Der einfachste Agenda-Import am Markt (via E-Mail): Vergessen Sie das manuelle Abtippen von Tagesordnungspunkten. Bei Tucan.ai senden Sie die Ratseinladung oder Agenda einfach als PDF an eine eigens für Sie eingerichtete E-Mail-Adresse. Unser System liest die Tagesordnungspunkte (TOPs) vollautomatisch aus und hinterlegt die Struktur direkt sitzungsbereit in Ihrem Workspace.
• Intelligente Trennung von öffentlichem & nicht-öffentlichem Teil: Eine Ratssitzung besteht aus sensiblen und öffentlichen Segmenten. Tucan.ai ist in der Lage, „intelligent“ zwischen dem öffentlichen und dem nicht-öffentlichen Teil der Sitzung zu unterscheiden und die Protokolle entsprechend sicher und getrennt aufzubereiten.
• Nahtlose API-Integration in alle RIS-Programme: Kein lästiges Copy & Paste mehr. Tucan.ai lässt sich über unsere offene API direkt mit allen gängigen Ratsinformationssystemen (RIS) verbinden. Genehmigte Protokolle und Beschlüsse fließen direkt dorthin, wo sie hingehören.
• Spezialisierte Prompts für Gremien- und Ratssitzungen: Ob erweitertes Ergebnisprotokoll, detailliertes Verlaufsprotokoll oder die exakte Beschlussfassung – unsere KI-Vorlagen sind speziell auf die hochformale Sprache und die rechtlichen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung trainiert (inklusive indirekter Rede und Erkennung regionaler Dialekte).
• Exakte Übernahme Ihrer Vorlagen: Wir hinterlegen exakt die Formatvorlagen Ihrer Kommune im System. Das bedeutet: Das exportierte Protokoll ist bereits in Ihrem perfekten, gewohnten Format und kann ohne weitere Layout-Anpassungen direkt veröffentlicht werden.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Zeitersparnis: Reduzieren Sie die Nachbereitungszeit einer stundenlangen Ratssitzung auf wenige Minuten.
• Kosten- & Ressourceneffizienz: Es wird keine doppelte Besetzung von Protokollant:innen mehr benötigt.
• 100% digitale Souveränität und DSGVO-konform: Entwickelt in Deutschland, gehostet auf europäischen Servern – mit allen notwendigen AVV-Zertifizierungen für den öffentlichen Dienst.

Lassen Sie Gremienprotokolle automatisch erstellen, um wertvolle Personalressourcen effizienter zu nutzen.

Bereit für die Zukunft des Sitzungsdienstes?

Wenn ein Protokoll einer Ratssitzung durch KI erstellt wird, sinkt die Nachbereitungszeit um bis zu 90%. Machen Sie Schluss mit Protokoll-Staus. Lassen Sie sich in einer kurzen Demo zeigen, wie einfach die Protokollierung mit Tucan.ai sein kann.

Jetzt kostenlose Demo vereinbaren