Die besten Conferencing-Tools für kleine Unternehmen

Trotz oder gerade wegen der räumlichen Distanz bieten Online-Meetings eine Fülle von Möglichkeiten für eine intensivere und produktivere Zusammenarbeit mit Kollegen, Partnern, Stakeholdern und Kunden. Wir haben die 5 besten Conferencing-Tools für Start-ups und kleinere Unternehmen zusammengestellt, damit auch Sie von unseren Erkenntnissen profitieren können.

Online-Meetings sind ein effizientes Mittel der persönlichen Kommunikation. Sie sind persönlicher als Telefongespräche und billiger und weniger zeitaufwändig als die meisten Treffen an bestimmten Orten. Der Faktor Persönlichkeit spielt eine große Rolle. Blicke, Mimik und Körpersprache sind wichtige Bestandteile unserer täglichen Kommunikation. Über sie vermitteln wir unzählige Signale, die in Gesprächen am Telefon oder per E-Mail verloren gehen.

Vorteile von Online-Meetings

Intern ermöglichen Videokonferenzen eine intensivere und produktivere Zusammenarbeit besser als E-Mails oder Slack-Nachrichten. In Zeiten von Schließungen und Fernarbeit sowieso, aber auch im „normalen“ Büroalltag, vor allem in größeren Unternehmen.

Bei Tucan.ai arbeiten einige von uns komplett aus der Ferne. Für spontane Brainstorming-Sitzungen und Abstimmungen berufen wir in der Regel kurze Online-Meetings ein, anstatt lange Nachrichten hin und her zu schicken. Das spart uns allen viel Zeit und Energie, ohne die Möglichkeit zu verlieren, alles automatisch zu erfassen und zu dokumentieren.

Conferencing-Tools bieten auch für die externe Kommunikation viele Vorteile. Sie verringern zum Beispiel die Hürden bei der Kundenakquise. Der Weg vom Erstkontakt per E-Mail bis zum ersten persönlichen Treffen ist bei Online-Meetings viel kürzer als bei persönlichen Terminen „vor Ort“. Und nicht nur Verkaufsgespräche, auch Kundeneinführungen, Workshops und Schulungen lassen sich mit deutlich weniger Aufwand und Ressourcen durchführen.

1. Zoom

Vorteile

Wenn Sie nur über ein kleines Budget verfügen, sollten Sie die kostenlose Version von Zoom verwenden. Das Tool bietet eine klare Audioqualität mit hervorragender Hintergrund-Geräuschunterdrückung, eine Option zur Freigabe Ihres Desktops und eine Video-Aufzeichnungsfunktion zum Speichern und Senden der Besprechungsergebnisse an Personen, die nicht teilnehmen können.

Zoom bietet darüber hinaus eine Reihe unterhaltsamer Funktionen, um die Teilnehmer stärker einzubeziehen, darunter ein Chat-Fenster, eine Show-Taste und eine Umfrageoption. Darüber hinaus können Sie mit dem Tool Ihre Online-Meetings direkt in Ihrem Gmail-, iCal- oder Outlook-Kalender planen und es lässt sich nahtlos in die gängigsten CRM-Systeme integrieren.

Tucan.ai bietet auch eine eigene Verbindung zu Zoom an, über die Nutzer ihre Meetings automatisch aufzeichnen, transkribieren und exportieren lassen können. Der einfachste Weg, es mit Zoom zu benutzen, ist der Tucan Bot. Er kann per E-Mail zu Sitzungen eingeladen werden. Wie ein Mensch nimmt es passiv an Gesprächen teil und hört zu. Er bearbeitet die Aufnahmen und Transkriptionen direkt in Zoom, so dass Sie sie sofort ansehen und bearbeiten können.

Benachteiligungen

Außerhalb Ihrer Meetings bietet Zoom leider keine Optionen für weitere Zusammenarbeit, Datenaustausch oder Follow-up-Nachrichten. Ein weiterer großer Nachteil von Zoom ist das Fehlen einer Agenda-Funktion. Außerdem verschwinden Links und Kommentare im Chat nach der Besprechung und werden nirgends dokumentiert.

Im Allgemeinen ist Zoom eine gute Option für Start-ups und kleine Unternehmen. Allerdings verursacht die App einige Probleme, wenn sie größer wird. Mit der kostenlosen Version können Sie zum Beispiel bis zu 100 Teilnehmer zu Besprechungen von bis zu 40 Minuten Dauer einladen. Für Sitzungen mit mehr als 100 Personen wäre dann allerdings eine Gebühr zu entrichten.

2. Google Meet

Vorteile

Google Meet ist ein sehr benutzerfreundliches Tool und für bis zu 100 Personen sogar kostenlos, wenn kein Bedarf an Aufzeichnung und Speicherung besteht. Tucan.ai lässt sich leicht mit einer Reihe von anderen Apps verbinden und erlaubt unbegrenzten Speicherplatz auf Drive. Tucan.ai kann auch mit Google Meet integriert werden.

Benachteiligungen

Die kostenlose Version von Google Meet bietet nicht die Möglichkeit, Anrufe aufzuzeichnen oder zu speichern. Wenn Sie also diese Funktionen nutzen möchten, müssen Sie leider ein kostenpflichtiges Upgrade erwerben. Dies kann insbesondere für Unternehmen von Bedeutung sein: Es gibt keine personalisierten Schulungen für Google Meet.

Kosten

Google Meet ist für bis zu 100 Teilnehmer und eine unbegrenzte Anzahl von Meetings kostenlos. Wenn Sie Gespräche aufzeichnen und speichern möchten, müssen Sie 8 USD pro Benutzer für 100 GB Speicherplatz bezahlen.

3. MS-Teams

Vorteile

MS Teams ist ein großartiges Werkzeug für Sie, wenn Sie in geschlossenen Gruppen oder „Teams“ arbeiten möchten, was besonders für die Zusammenarbeit mit externen Projektpartnern oder Kunden nützlich ist. Innerhalb dieser Teams können Sie beliebig viele Kommunikationskanäle mit unterschiedlichen Schwerpunkten einrichten.

MS Teams ist auch besonders geeignet, wenn Sie Konferenzen oder Webinare mit mehr als 250 Teilnehmern organisieren wollen. Neben der Möglichkeit, bei Videokonferenzen separate Chatgruppen zu nutzen, bietet die Software auch verschiedene „Engagement-Funktionen“ wie Kommentare und Erwähnungen. Außerdem gilt das Microsoft-Programm derzeit als Marktführer in Europa, was die Datensicherheit angeht.

Benachteiligungen

Ein Nachteil von MS Teams ist das Fehlen von Autorisierungsmöglichkeiten für den Zugriff auf Notizen, Dateien und Kanäle innerhalb eines Teams. Leider bedeutet dies auch, dass Sie keine temporären Gastnutzer zu bestimmten Kanälen einladen können.

Kosten

MS Teams kann leider nur im Rahmen eines Microsoft-Abonnements in vollem Umfang genutzt werden. Das günstigste Paket ohne Support und erweiterte Sicherheitsfunktionen, Microsoft 365 Business Basic, ist für 5 USD pro Nutzer und Monat mit einer Bindung von einem Jahr erhältlich. Die mit mehr Funktionen ausgestatteten Versionen Business Standard und E3 kosten 12,50 bzw. 20 USD.

4. Skype

Vorteil

Wenn Sie nur über ein begrenztes Budget verfügen und häufig mit Menschen aus der ganzen Welt telefonieren, könnte Skype eine gute Option für Sie sein. Die Software ist sowohl kostenlos als auch gebührenfrei und kann weltweit genutzt werden. Außerdem können bis zu 50 Personen gleichzeitig an einem Videoanruf teilnehmen. Außerdem ist das Gerät einfach zu installieren und zu benutzen.

Nachteil

Die Audioqualität ist bei Skype nicht immer optimal. Dies hängt vor allem von den Bandbreiten der Teilnehmer ab. Da Skype-Anrufe nicht cloudbasiert sind, können die Daten außerdem immer abgefangen werden. Das macht es zu einer weniger sicheren Option als einige andere in unserer Liste.

Kosten

Keine.

5. Chanty

Vorteile

Chanty ist eine Plattform für Teamarbeit mit integrierter Videogesprächsfunktion. Die Software unterstützt sowohl einzelne Videoanrufe als auch Gruppenkonferenzen. Besonders spannend an Chanty ist die Möglichkeit, einen Bildschirm während eines Meetings gemeinsam zu nutzen. Ein weiterer Vorteil: Texte, Links und Dateien, die während des Videoanrufs ausgetauscht werden, bleiben im Chat gespeichert und können später wieder abgerufen werden. Außerdem lässt es sich mit einer ganzen Reihe von Drittanbieteranwendungen wie Trello, Asana, Zapier, Google Drive, Dropbox, Onedrive, Gitlab und Mailchimp integrieren, unter anderem.

Benachteiligungen

Videoanrufe mit Chanty sind leider nur für bis zu 30 Teilnehmer möglich. Darüber hinaus haben die Nutzer immer noch keine Möglichkeit, Einladungen zu Besprechungen über einen Link zu teilen.

Kosten

Das kostenlose Chanty-Angebot kann von maximal 10 Nutzern in Anspruch genommen werden. Der Chanty Business Plan beginnt bei 3,00 USD pro Nutzer und Monat.

 

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